Mehrere Meldestellen in einem Konto: für Ombudspersonen und Kanzleien
§ 14 Abs. 1 HinSchG lässt zu, dass ein Dritter mit den Aufgaben der internen Meldestelle betraut wird. Eine Kanzlei, eine Ombudsperson oder ein Dienstleister betreut dann mehrere Beschäftigungsgeber gleichzeitig, und jeder von ihnen braucht seinen eigenen Kanal, seinen eigenen Aushang und seine eigene Akte. Genau das führt HinweisPilot seit dieser Ausbaustufe in einem Konto. Was die Betrauung nicht ändert: Sie entbindet den Beschäftigungsgeber nicht von seiner eigenen Verantwortung.
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Mandanten kostenlos anlegenKostenlos, ohne Zahlungsdaten · Eigener Meldekanal je Meldestelle · Fristen laufen je Vorgang
So geht es
- Meldestelle je Mandant anlegenName, Ansprechpartner, Begrüßungstext und die Adresse für Benachrichtigungen. Jede Meldestelle ist eine Klammer um ihre Vorgänge, kein zweites Konto und kein zweiter Zugang.
- Eigenen Kanal ausgebenZu jeder Meldestelle gehört genau eine Tür: ein eigener Melde-Link mit eigenem Aushang und eigenem QR-Code. Zwei Kanäle in dieselbe Meldestelle wären zwei Geheimnisse mit derselben Wirkung, von denen nur eines widerrufbar ist.
- Vorgänge getrennt führenJeder Fall hängt an seiner Meldestelle. Die Fristen des § 17 HinSchG laufen davon unberührt je Vorgang: Die Klammer ordnet, sie rechnet nicht.
- Mandat beendenWird eine Meldestelle gelöscht, geht ihr Kanal mit. Der Aushang am schwarzen Brett des früheren Mandanten speist danach kein Konto mehr, das ihn nicht mehr betreut. Die Akten bleiben stehen, sie hängen nicht an der Tür.
§ 14 Abs. 1 HinSchG: der Dritte, und was er nicht abnimmt
Die interne Meldestelle kann nach § 14 Abs. 1 HinSchG von einer beschäftigten Person, einer Arbeitseinheit oder einem Dritten wahrgenommen werden. Damit ist die Ombudsperson, die Kanzlei und der externe Dienstleister ausdrücklich vorgesehen und keine Behelfslösung.
Der zweite Halbsatz ist der wichtigere: Die Betrauung eines Dritten entbindet den Beschäftigungsgeber nicht von seiner eigenen Verantwortung. Wer die Meldestelle auslagert, lagert die Arbeit aus und nicht die Pflicht. Das gehört in jedes Mandatsgespräch, und es gehört auf diese Seite, weil es die häufigste Fehlvorstellung zum Thema ist.
Praktisch heißt das: Abhilfemaßnahmen trifft der Beschäftigungsgeber, die Rückmeldung nach § 17 Abs. 2 HinSchG schuldet er. Der Dritte führt das Verfahren und dokumentiert es. Wo die Grenze im Einzelfall verläuft, regelt der Vertrag zwischen beiden, und dazu sagt diese Seite nichts.
§ 14 Abs. 2 HinSchG: die gemeinsame Stelle für 50 bis 249
Mehrere private Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten dürfen nach § 14 Abs. 2 HinSchG eine gemeinsame Meldestelle einrichten und betreiben. Das ist eine andere Konstruktion als die Betrauung eines Dritten: Hier teilen sich mehrere Beschäftigungsgeber eine Stelle, dort betreibt ein Dritter für sie.
Auch hier bleibt die Pflicht zu Abhilfemaßnahmen und zur Rückmeldung bei jedem einzelnen Beschäftigungsgeber. Der Absatz sagt das ausdrücklich, und er nennt ebenso ausdrücklich private Beschäftigungsgeber. Zu öffentlichen Stellen gibt diese Seite dazu keine Auskunft.
Die Beschäftigtenzahl 50 bis 249 ist Voraussetzung dieser Variante und nicht nur eine Faustregel. Ob sie erfüllt ist, lässt sich mit dem Pflichtprüfer dieser Marke je Beschäftigungsgeber durchgehen; er nennt zu dieser Stufe auch den Stichtag 17.12.2023.
Was die Trennung im Konto technisch bedeutet
Jede Meldestelle hat genau einen Meldekanal. Endet das Mandat und wird die Meldestelle entfernt, verschwindet der Kanal mit ihr: Eine Tür, die offen bliebe, führte weiter in ein Konto, das für diesen Mandanten nicht mehr zuständig ist.
Die Vorgänge selbst bleiben davon unberührt. Sie hängen an der Meldestelle als Zuordnung, nicht als Existenzbedingung; wer eine Klammer auflöst, will die Ordnung loswerden und nicht die Akten. Die Löschfrist des § 11 Abs. 5 HinSchG läuft für jeden Vorgang weiter, unabhängig davon, ob seine Meldestelle noch geführt wird.
An den Fristen ändert die Klammer nichts. Die 7 Tage und die 3 Monate des § 17 HinSchG laufen je Vorgang, nicht je Mandant. Der Fristenwächter mailt an die Adresse, die zur jeweiligen Meldestelle hinterlegt ist, und auch diese Mails tragen keinen Meldungstext.
Häufige Fragen
Entbindet die Auslagerung den Beschäftigungsgeber?
Nein. § 14 Abs. 1 HinSchG sagt ausdrücklich, dass die Betrauung eines Dritten den Beschäftigungsgeber nicht von seiner eigenen Verantwortung entbindet. Die Arbeit lässt sich abgeben, die Pflicht nicht.
Bekommt jeder Mandant einen eigenen Meldekanal?
Ja. Zu jeder Meldestelle gehört genau ein Kanal mit eigener Melde-Adresse, eigenem Aushang und eigenem QR-Code. Zwei Kanäle in dieselbe Meldestelle gibt es nicht: Das wären zwei Geheimnisse mit derselben Wirkung, von denen nur eines widerrufbar wäre.
Was passiert mit den Akten, wenn ein Mandat endet?
Der Kanal wird geschlossen, die Vorgänge bleiben. Sie hängen an der Meldestelle als Zuordnung und nicht als Existenzbedingung. Die Löschung nach § 11 Abs. 5 HinSchG richtet sich weiter nach dem Abschluss des jeweiligen Verfahrens: drei Jahre danach.
Ist die gemeinsame Stelle nach § 14 Abs. 2 HinSchG dasselbe wie die Betrauung eines Dritten?
Nein, das sind zwei Konstruktionen. Abs. 1 erlaubt, einen Dritten mit den Aufgaben zu betrauen. Abs. 2 erlaubt mehreren privaten Beschäftigungsgebern mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten, eine gemeinsame Stelle einzurichten und zu betreiben. In beiden Fällen bleiben Abhilfemaßnahmen und Rückmeldung beim einzelnen Beschäftigungsgeber.
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HinweisPilot unterstützt Sie bei der Einhaltung der Fristen und der Dokumentation nach dem HinSchG und ersetzt keine Rechtsberatung. Wie die Aufgaben zwischen Beschäftigungsgeber und beauftragter Stelle im Einzelnen verteilt sind, regeln die Beteiligten; § 14 Abs. 1 HinSchG entbindet den Beschäftigungsgeber dabei nicht von seiner eigenen Verantwortung.