Wann ist die Dokumentation einer Meldung zu löschen?
„Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht.“ So steht es in § 11 Abs. 5 Satz 1 HinSchG. Satz 2 erlaubt eine längere Aufbewahrung nur, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, und nur solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist. Der Rechner nennt aus dem Abschlussdatum den Löschtag und die Resttage; den Vorbehalt aus Satz 2 gibt er als eigenen Absatz mit heraus.
Der Löschtag erscheint hier. Es wird nichts gespeichert.
So geht es
- Abschlussdatum eintragenDer Tag, an dem das Verfahren abgeschlossen wurde. Wann ein Verfahren abgeschlossen ist, entscheidet die interne Meldestelle und nicht dieses Werkzeug; es rechnet ab dem Tag, den Sie angeben.
- Löschtag und Resttage ablesenDrei Jahre später, mit Kappung auf den Monatsletzten. Am Löschtag selbst ist die Löschung fällig und nicht erst am Folgetag: § 11 Abs. 5 HinSchG nennt den Tag, an dem gelöscht wird.
- Satz 2 prüfen, wenn Sie länger aufbewahren wollenDie längere Aufbewahrung ist eine Ausnahme mit Begründungspflicht und kein Wahlrecht. Wer sie in Anspruch nimmt, muss sagen können, welche Anforderung sie trägt und warum sie erforderlich und verhältnismäßig ist.
- Frist in der App hinterlegenHinweisPilot führt den Löschtag je abgeschlossenem Vorgang und warnt 90 Tage vorher. Diese 90 Tage sind eine Organisationsentscheidung der Software; im Gesetz steht dazu keine Zahl. Eine Verlängerung nimmt die App nur mit Begründung im Klartext entgegen.
Drei Jahre nach Abschluss, gerechnet auf einen Kalendertag
§ 11 Abs. 5 Satz 1 HinSchG formuliert die Löschung nicht als Erlaubnis, sondern als Vorgang: Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Der Anknüpfungspunkt ist damit der Abschluss und nicht der Eingang der Meldung und auch nicht der letzte Bearbeitungsschritt.
Gerechnet wird auf den Kalendertag, mit Kappung auf den Monatsletzten. Aus einem Abschluss am 31. Mai wird der 31. Mai drei Jahre später; aus einem Abschluss am 29. Februar eines Schaltjahres wird der 28. Februar. Am Löschtag selbst ist die Löschung fällig, nicht am Tag danach.
Dieselbe Rechnung benutzt die App für ihre Löschampel. Wer hier eine Auskunft bekommt und sich danach richtet, soll im Konto nicht einen anderen Tag vorfinden; deshalb liegt die Rechnung an einer einzigen Stelle und nicht zweimal im Haus.
Satz 2 ist eine Ausnahme mit Begründungspflicht
Länger aufbewahrt werden darf die Dokumentation nach § 11 Abs. 5 Satz 2 HinSchG nur, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, und nur solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist. Das ist kein Wahlrecht und keine Verlängerungsoption für den Fall, dass man später noch einmal nachlesen möchte.
HinweisPilot bildet das ab, indem es die Begründung im Klartext verlangt und eine Verlängerung ohne Begründung gar nicht erst als Verlängerung zählt. Ein Haken ohne Grund machte sonst die Ausnahme zur Regel, und die Löschpflicht wäre ein Feld, das man leerräumt.
Eine Obergrenze je Verlängerung gibt es in der App, und sie steht ausdrücklich nicht im Gesetz: § 11 Abs. 5 Satz 2 HinSchG nennt keine Zahl, sondern verlangt, dass die Aufbewahrung erforderlich und verhältnismäßig bleibt. Wer länger aufbewahren muss, verlängert erneut und begründet erneut. Welche Rechtsvorschrift eine längere Aufbewahrung trägt, rechnet die Software nicht aus; sie fragt danach und hält die Antwort fest.
Was überhaupt zur Dokumentation gehört
§ 11 Abs. 1 HinSchG verlangt, alle eingehenden Meldungen in dauerhaft abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots des § 8 HinSchG zu dokumentieren. Die Löschpflicht des Abs. 5 trifft genau dieses Material.
Bei telefonischen Meldungen sind Tonaufzeichnung oder Wortprotokoll nach § 11 Abs. 2 HinSchG nur mit Einwilligung der hinweisgebenden Person zulässig; ohne Einwilligung ist ein Inhaltsprotokoll zu erstellen, also eine Zusammenfassung des Inhalts durch die für die Bearbeitung verantwortliche Person. Eine zur Protokollerstellung genutzte Tonaufzeichnung ist nach § 11 Abs. 4 HinSchG zu löschen, sobald das Protokoll fertiggestellt ist.
Das ist eine zweite Löschpflicht neben der Dreijahresfrist, und sie greift viel früher. Der Rechner auf dieser Seite beantwortet nur die Frist des Abs. 5; die Tonaufzeichnung hat ihren eigenen Zeitpunkt, und der hängt nicht am Kalender, sondern an der Fertigstellung des Protokolls.
Häufige Fragen
Ab wann laufen die drei Jahre?
Ab dem Abschluss des Verfahrens, nicht ab Eingang der Meldung. Wann ein Verfahren abgeschlossen ist, entscheidet die interne Meldestelle; der Rechner nimmt den Tag entgegen, den Sie angeben, und sagt diesen Vorbehalt in jedem Ergebnis dazu.
Dürfen wir die Dokumentation länger aufbewahren?
Nur unter den Voraussetzungen des § 11 Abs. 5 Satz 2 HinSchG: um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, und nur solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist. Das ist eine Ausnahme mit Begründungspflicht. Welche Vorschrift die längere Aufbewahrung trägt, weiß die Meldestelle und nicht die Software.
Ist am Löschtag selbst schon zu löschen?
Ja, an diesem Tag ist die Löschung fällig und nicht erst am Folgetag. § 11 Abs. 5 HinSchG nennt den Tag, an dem gelöscht wird; deshalb steht der Rechner an diesem Tag auf fällig und nicht mehr auf einem Resttag.
Was ist mit der Tonaufzeichnung einer telefonischen Meldung?
Die hat ihre eigene Löschpflicht. Nach § 11 Abs. 4 HinSchG ist eine zur Protokollerstellung genutzte Tonaufzeichnung zu löschen, sobald das Protokoll fertiggestellt ist. Das ist unabhängig von den drei Jahren des Abs. 5 und tritt in aller Regel viel früher ein.
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HinweisPilot unterstützt Sie bei der Einhaltung der Fristen und der Dokumentation nach dem HinSchG und ersetzt keine Rechtsberatung. Der Rechner nennt einen Termin aus dem Datum, das Sie eingeben; wann ein Verfahren abgeschlossen ist und ob eine längere Aufbewahrung nach § 11 Abs. 5 Satz 2 HinSchG erforderlich und verhältnismäßig ist, entscheidet die interne Meldestelle.