Interne Meldestelle einrichten: der Weg in vier Schritten

Eine interne Meldestelle ist kein Formular, sondern ein Kanal, ein Weg dorthin, zwei Fristen und eine Dokumentation. § 16 HinSchG sagt, wie der Kanal auszusehen hat, § 17 HinSchG nennt die Fristen, § 11 HinSchG die Dokumentation, und § 13 Abs. 1 HinSchG fasst die Aufgaben zusammen: Meldekanäle betreiben, das Verfahren durchführen, Folgemaßnahmen ergreifen. Diese Seite geht den Weg der Reihe nach durch.

So geht es

1. Kanal anlegenHinweisPilot erzeugt einen Melde-Link, der ohne Anmeldung erreichbar ist. Wer meldet, bekommt einen Zugangscode in der Form HP-XXXX-XXXX und findet damit sein Postfach wieder, ohne ein Konto anzulegen und ohne seinen Namen zu nennen.
2. Aushang aufhängenAus dem Kanal erzeugt die App einen Aushang für das schwarze Brett: Melde-Adresse, Hinweis auf den Zugangscode und ein QR-Code. Ohne diesen Schritt gibt es einen Kanal, den niemand findet, und § 40 HinSchG unterscheidet zwischen einrichten und betreiben.
3. Fristen laufen lassenJeder Vorgang bekommt beide Fristen des § 17 HinSchG: 7 Tage für die Eingangsbestätigung, 3 Monate für die Rückmeldung. Der Fristenwächter mailt 3 Tage und 1 Tag vor der ersten, 14 und 3 Tage vor der zweiten, je Stufe genau einmal. Keine dieser Mails enthält den Meldungstext.
4. Dokumentieren und löschenDie Fallakte hält Eingang, Bestätigung, Nachrichten, Maßnahmen und den Abschluss fest, als JSON-Export und als Druckansicht. Drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens wird die Dokumentation gelöscht (§ 11 Abs. 5 HinSchG); die App führt diesen Tag und warnt 90 Tage vorher.

Der Kanal: was § 16 HinSchG verlangt und was die App abdeckt

Meldungen müssen nach § 16 Abs. 3 HinSchG mündlich und schriftlich möglich sein, mündlich per Telefon oder anderer Art der Sprachübermittlung; auf Wunsch der hinweisgebenden Person ist eine persönliche Zusammenkunft zu ermöglichen. Der Zugriff auf die eingehenden Meldungen ist nach § 16 Abs. 2 HinSchG zu beschränken, und anonyme Meldungen sind nach § 16 Abs. 1 HinSchG eine Soll-Vorgabe.

HinweisPilot deckt davon den schriftlichen Weg ab und unterstützt anonyme Meldungen über den Zugangscode. Der mündliche Weg bleibt eine Sache der Meldestelle: Sie nimmt den Anruf entgegen oder trifft sich mit der Person. Die App dokumentiert diese Meldung anschließend als Vorgang mit denselben Fristen und führt das Protokoll dazu.

Bei telefonischen Meldungen sind Tonaufzeichnung oder Wortprotokoll nach § 11 Abs. 2 HinSchG nur mit Einwilligung zulässig; ohne Einwilligung ist ein Inhaltsprotokoll zu erstellen. Der hinweisgebenden Person ist nach § 11 Abs. 4 HinSchG Gelegenheit zu geben, das Protokoll zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und zu bestätigen. Genau diesen Ablauf bildet die App ab: vorlegen, korrigieren lassen, bestätigen lassen.

Der Weg dorthin: der Aushang

Ein Meldekanal, den die Belegschaft nicht kennt, ist ein Kanal ohne Meldungen. Der Aushang ist deshalb kein Zubehör, sondern der Teil, an dem sich „betrieben“ von „eingerichtet“ unterscheidet.

Die App erzeugt ihn aus den Daten des Kanals: Melde-Adresse, Ansprechpartner, Begrüßungstext und ein QR-Code. Der Code ist in der Fehlerkorrekturstufe M gehalten, weil ein Aushang an einer Pinnwand Reißzwecken und Kaffeeflecken abbekommt.

Daneben steht eine eigene Pflicht: § 13 Abs. 2 HinSchG verlangt, klare und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren bereitzuhalten. Das ist eine Bereithaltungspflicht der internen Stelle und keine Weiterleitungspflicht. Zuständig ist nach § 19 Abs. 1 HinSchG die Stelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz, soweit nicht eine externe Meldestelle nach den §§ 20 bis 23 HinSchG zuständig ist; § 20 HinSchG erlaubt jedem Land eine eigene externe Meldestelle für Meldungen, die die Landes- und Kommunalverwaltung betreffen. Mehr als diese beiden Sätze gibt HinweisPilot dazu nicht aus: Welche Stelle im Einzelfall zuständig ist, hängt am Sachverhalt.

Das Verfahren: Fristen, Folgemaßnahmen, Abschluss

§ 13 Abs. 1 HinSchG nennt die Aufgaben der internen Meldestelle: Meldekanäle betreiben, das Verfahren durchführen, Folgemaßnahmen ergreifen. Welche Folgemaßnahmen in Betracht kommen, zählt § 18 HinSchG abschließend auf: interne Untersuchungen durchführen und betroffene Personen kontaktieren, die hinweisgebende Person an andere zuständige Stellen verweisen, das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen abschließen, oder es zwecks weiterer Untersuchungen an eine interne Arbeitseinheit oder an eine zuständige Behörde abgeben.

HinweisPilot führt dazu Maßnahmen, interne Notizen und ein Bearbeitungsprotokoll. Die Einstufung eines Falls in hoch, mittel oder niedrig ist eine Arbeitshilfe der Meldestelle und ändert keine Frist; sie steht deshalb auch nicht in der Druckansicht der Akte, in der ein „niedrig“ wie eine Bewertung des Hinweises aussähe.

Ein Fall lässt sich erst abschließen, wenn Eingangsbestätigung und Rückmeldung dokumentiert sind. Das ist eine Entscheidung dieser Software und keine Vorgabe des Gesetzes. Sie verhindert den Abschluss, der eine offene Frist stillschweigend mitnimmt.

Häufige Fragen

HinweisPilot unterstützt Sie bei der Einhaltung der Fristen und der Dokumentation nach dem HinSchG und ersetzt weder eine Rechtsberatung noch die sachliche Prüfung und Bewertung jeder einzelnen Meldung im Einzelfall. Der mündliche Meldeweg nach § 16 Abs. 3 HinSchG wird von der Meldestelle organisiert; die Software dokumentiert ihn.