Mündliche Meldung: § 16 Abs. 3 HinSchG und das Protokoll nach § 11

Die meisten internen Meldestellen starten mit einem Webformular. Das ist ein guter Anfang und deckt die Hälfte dessen ab, was das Gesetz verlangt: § 16 Abs. 3 HinSchG fordert, dass Meldungen mündlich und schriftlich möglich sind. Sobald jemand mündlich meldet, entsteht eine zweite Pflicht, die im Alltag oft unterschätzt wird: das Protokoll nach § 11 HinSchG. Es darf nur unter engen Voraussetzungen ein Wortprotokoll sein, und die hinweisgebende Person hat daran ein Prüfrecht. Dieser Beitrag zeigt, was der mündliche Kanal umfasst, wie das Protokoll auszusehen hat und welche Schritte bis zu seiner Bestätigung nötig sind.

Zwei Wege, nicht einer: § 16 Abs. 3 HinSchG

§ 16 Abs. 3 HinSchG regelt die Form der Meldekanäle. Meldungen müssen mündlich und schriftlich möglich sein. Mündlich heißt dabei: per Telefon oder auf andere Art der Sprachübermittlung. Zusätzlich ist auf Wunsch der hinweisgebenden Person eine persönliche Zusammenkunft zu ermöglichen.

• Schriftlich – das Formular des Meldekanals, ein Briefkasten, eine Postanschrift. Die Meldung liegt im Wortlaut vor, sobald sie eingeht.
• Mündlich – Telefon oder eine andere Art der Sprachübermittlung. Hier entsteht kein Text von selbst, sondern erst durch die Meldestelle.
• Persönliche Zusammenkunft – auf Wunsch der hinweisgebenden Person zu ermöglichen. Sie tritt neben die beiden Wege, sie ersetzt keinen von beiden.

Das Wort, an dem der ganze Absatz hängt, ist das „und“. Die beiden Formen stehen nicht zur Auswahl. Eine Meldestelle, die ausschließlich schriftlich erreichbar ist, hat den Kanal nach § 16 Abs. 3 HinSchG nicht vollständig eingerichtet – auch dann nicht, wenn das Formular technisch einwandfrei läuft und die Fristen des § 17 HinSchG zuverlässig gehalten werden.

Was ein reines Webformular offen lässt

Ein Webformular ist als schriftlicher Kanal belastbar: Es ist rund um die Uhr erreichbar, es erzwingt keine Namensnennung, und es dokumentiert sich selbst. Genau deshalb übersieht man leicht, was daneben fehlt.

• Keine Stimme. Wer nicht schreiben will oder kann, hat keinen Weg. Für Beschäftigte mit geringen Schreibkenntnissen, in Schichtarbeit oder ohne dienstliches Endgerät ist das kein Randfall.
• Kein Rückfrageraum. Am Telefon lässt sich in fünf Minuten klären, was schriftlich drei Nachrichten braucht.
• Kein Angebot einer Zusammenkunft. Wenn die Aushänge und die Startseite des Kanals nur das Formular nennen, entsteht der Eindruck, es gebe nichts anderes.
• Keine benannte Person. Ein mündlicher Kanal ist immer an einen Menschen mit Namen, Nummer und Vertretung gebunden, nicht an eine Adresse.

Wie der Kanal überhaupt bei den Beschäftigten ankommt, steht in Meldekanal bekannt machen: Aushang und Intranet; wer die Meldestelle überhaupt einrichten muss, klärt Interne Meldestelle: ab 50 Beschäftigten Pflicht.

Zur Einordnung, ohne die Sache größer zu machen, als sie ist: § 40 HinSchG sieht für das Nichteinrichten einer internen Meldestelle einen Bußgeldrahmen bis 20.000 € vor, für die Behinderung einer Meldung bis 50.000 €. Das sind Höchstbeträge, keine Regelbußen, und ob ein unvollständig eingerichteter Kanal unter einen dieser Tatbestände fällt, ist eine Frage des Einzelfalls. Belastbar ist an dieser Stelle nur der Wortlaut des § 16 Abs. 3 HinSchG, und der verlangt beide Wege. Welche Fehler in diesem Zusammenhang teuer werden, steht in Fehler und Bußgelder nach § 40 HinSchG.

Das Protokoll: Inhaltsprotokoll oder Wortprotokoll

Sobald eine Meldung mündlich eingeht, muss aus dem Gespräch ein Dokument werden. § 11 Abs. 2 HinSchG legt fest, welches: Eine Tonaufzeichnung oder ein Wortprotokoll sind nur mit Einwilligung der hinweisgebenden Person zulässig. Ohne Einwilligung ist ein Inhaltsprotokoll zu erstellen, also eine Zusammenfassung des Inhalts der Meldung durch die für die Bearbeitung verantwortliche Person.

Die verbreitete Annahme, ein Mitschnitt sei die gründlichere und damit sichere Variante, führt genau in die falsche Richtung. Ohne Einwilligung ist er nicht gründlicher, sondern unzulässig. Und die Einwilligung ist ein ausdrückliches Ja: Ein Schweigen auf die Frage, ein Häkchen, das schon gesetzt war, oder ein Hinweis in einer Betriebsvereinbarung tragen sie nicht.

Für die persönliche Zusammenkunft nach § 16 Abs. 3 HinSchG hat § 11 Abs. 3 HinSchG eine eigene Regel: Mit Zustimmung der hinweisgebenden Person darf davon eine vollständige und genaue Aufzeichnung erstellt und aufbewahrt werden. Auch hier ist das ein Dürfen und keine Vorgabe. Die Zustimmung öffnet den Weg, sie schreibt ihn nicht vor.

Im Zweifel ist das Inhaltsprotokoll die richtige Antwort. Es ist ohne Einwilligung zulässig und bleibt es auch dann, wenn eine Einwilligung vorliegt. Wer sich unsicher ist, ob eine Einwilligung wirklich erteilt wurde, hat damit einen Weg, der in beide Richtungen trägt.

Vier Schritte, bis das Protokoll steht

§ 11 Abs. 4 HinSchG gibt der hinweisgebenden Person ein Prüfrecht am Protokoll. Ihr ist Gelegenheit zu geben, es zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und durch Unterschrift oder in elektronischer Form zu bestätigen. Daraus wird im Betrieb ein Ablauf mit vier Ständen:

• Erstellen. Die verantwortliche Person schreibt das Protokoll in der zulässigen Art, mit Datum der Aufnahme und dem Eingangsweg.
• Vorlegen. Das Protokoll geht an die hinweisgebende Person. Ohne diesen Schritt gibt es keine Gelegenheit zur Überprüfung, und die Pflicht ist nur auf dem Papier erfüllt.
• Korrigieren. Meldet sie eine Korrektur an, wird sie eingearbeitet und das Protokoll erneut vorgelegt. Die erste Fassung wird dabei nicht überschrieben: Was die Meldestelle aufgenommen und was die hinweisgebende Person daran berichtigt hat, sind zwei Aussagen und später zwei Belege.
• Bestätigen. Die Bestätigung erfolgt durch Unterschrift oder in elektronischer Form. Erst danach ist das Protokoll fertiggestellt.

Bei einer anonymen Meldung hängt dieser Ablauf an einem Rückkanal, der keine Identität preisgibt, in der Praxis ein pseudonymes Postfach mit Zugangscode. Ohne ihn lässt sich weder das Protokoll vorlegen noch eine Korrektur entgegennehmen. Wie sich ein solcher Fall führen lässt, steht in Anonyme Meldung bearbeiten.

Was mit der Dokumentation danach geschieht

§ 11 Abs. 1 HinSchG verlangt, dass alle eingehenden Meldungen in dauerhaft abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots dokumentiert werden. Beides gehört zusammen: dauerhaft abrufbar heißt auffindbar, unter Beachtung des § 8 HinSchG heißt zugriffsbeschränkt. Ein Protokoll in einem geteilten Laufwerksordner erfüllt die erste Hälfte und verletzt die zweite. Wer die Identität überhaupt erfahren darf, steht in Vertraulichkeit nach § 8 HinSchG.

Für das Ende gibt § 11 Abs. 5 HinSchG die Regel vor: Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Satz 2 erlaubt eine längere Aufbewahrung, um Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist. Das ist eine Ausnahme mit Begründungspflicht und kein Wahlrecht: Wer länger aufbewahrt, muss sagen können, wofür.

Unabhängig vom Eingangsweg laufen die Fristen des § 17 HinSchG weiter: Eingangsbestätigung binnen sieben Tagen (§ 17 Abs. 1), Rückmeldung binnen drei Monaten (§ 17 Abs. 2). Bei einer telefonischen Meldung ist deshalb der Tag des Gesprächs festzuhalten, sonst fehlt der Bezugspunkt für beide Uhren. Die Einzelheiten dazu stehen in HinSchG-Fristen: 7 Tage Bestätigung, 3 Monate Rückmeldung.

So richten Sie den mündlichen Weg ein

Der mündliche Kanal ist weniger eine technische als eine organisatorische Aufgabe. Vier Festlegungen genügen, und sie gehören schriftlich fixiert, damit sie eine Vertretung übersteht:

• Eine benannte Person mit Nummer und Vertretung. Ohne Vertretung fällt der Kanal in jedem Urlaub aus.
• Ein Rückrufweg für den Fall, dass niemand abnimmt. Eine Nummer, die zwölfmal klingelt, ist kein Kanal.
• Ein Satz zur Zusammenkunft in Aushang und Kanalstartseite. Er kostet nichts und macht aus einem stillen Angebot ein bekanntes.
• Eine Protokollvorlage. Datum der Aufnahme, Eingangsweg, Art des Protokolls, Vermerk zur Einwilligung, Feld für die Korrektur, Feld für die Bestätigung. Was jedes Mal neu erdacht wird, gerät irgendwann unvollständig.

Wer dafür keine eigene Kapazität hat, hat zwei Wege, die das Gesetz ausdrücklich vorsieht. Nach § 14 Abs. 1 HinSchG kann die interne Meldestelle von einer beschäftigten Person, einer Arbeitseinheit oder einem Dritten wahrgenommen werden; die Betrauung eines Dritten entbindet den Beschäftigungsgeber allerdings nicht von seiner eigenen Verantwortung. Und nach § 14 Abs. 2 HinSchG dürfen mehrere private Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten eine gemeinsame Stelle einrichten und betreiben. Die Pflicht zu Abhilfemaßnahmen und zur Rückmeldung bleibt dabei bei jedem einzelnen Beschäftigungsgeber. Die Abwägung zwischen eigener und ausgelagerter Stelle steht in Interne oder externe Meldestelle.

HinweisPilot deckt den schriftlichen Teil ab: Meldeformular über einen eigenen Link, Aushang mit QR-Code, Melde-Adresse und zuständiger Person, ein pseudonymes Postfach mit Zugangscode für die Rückfragen in beide Richtungen, eine Fristen-Ampel für die sieben Tage und die drei Monate, Eingangsbestätigung und Rückmeldung mit Zeitstempel in der Fallakte, interne Notizen und Maßnahmen sowie ein Export der Akte. Ein Fall lässt sich erst abschließen, wenn Eingangsbestätigung und Rückmeldung dokumentiert sind, und keine der Erinnerungsmails an die Meldestelle enthält den Meldungstext. Was HinweisPilot nicht tut: Es nimmt keinen Ton auf, nimmt keinen entgegen und speichert keinen. Die Telefonnummer, die benannte Person und die Bereitschaft zur Zusammenkunft ergänzen Sie daneben, und das ist der Teil, den keine Software für Sie erledigt. Die Nutzung ist kostenlos, alle Funktionen sind enthalten.

Dieser Beitrag dokumentiert Pflichten und ersetzt keine Rechtsberatung. Wie die Meldestelle im Einzelfall auszugestalten ist, bleibt Aufgabe des Beschäftigungsgebers.

Häufige Fragen

Genügt ein Webformular als Meldekanal?

Als schriftlicher Kanal ja, als vollständiger Kanal nicht. § 16 Abs. 3 HinSchG verlangt, dass Meldungen mündlich und schriftlich möglich sind; mündlich per Telefon oder auf andere Art der Sprachübermittlung. Auf Wunsch der hinweisgebenden Person ist zusätzlich eine persönliche Zusammenkunft zu ermöglichen.

Darf ich ein Meldegespräch mitschneiden?

Nur mit Einwilligung der hinweisgebenden Person. § 11 Abs. 2 HinSchG lässt Tonaufzeichnung und Wortprotokoll ausschließlich mit Einwilligung zu. Liegt sie nicht vor, ist ein Inhaltsprotokoll zu erstellen, also eine Zusammenfassung des Inhalts durch die für die Bearbeitung verantwortliche Person.

Was ist der Unterschied zwischen Inhaltsprotokoll und Wortprotokoll?

Das Inhaltsprotokoll fasst den Inhalt der Meldung zusammen und ist ohne Einwilligung der vorgeschriebene Weg. Das Wortprotokoll gibt die Meldung im Wortlaut wieder und setzt die Einwilligung voraus; bei einer Zusammenkunft nach § 16 Abs. 3 HinSchG darf mit Zustimmung eine vollständige und genaue Aufzeichnung erstellt und aufbewahrt werden (§ 11 Abs. 3 HinSchG).

Muss die hinweisgebende Person das Protokoll sehen?

Ihr ist Gelegenheit zu geben, das Protokoll zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und durch Unterschrift oder in elektronischer Form zu bestätigen (§ 11 Abs. 4 HinSchG). Bei anonymen Meldungen braucht es dafür einen Rückkanal, der keine Identität preisgibt, etwa ein pseudonymes Postfach mit Zugangscode.

Was passiert mit der Tonaufzeichnung nach dem Protokoll?

Eine zur Protokollerstellung genutzte Tonaufzeichnung ist zu löschen, sobald das Protokoll fertiggestellt ist (§ 11 Abs. 4 HinSchG). Sie trägt die Stimme und damit die Identität der hinweisgebenden Person, die § 8 HinSchG schützt; für die Pflichterfüllung ist das Protokoll verlangt, nicht die Aufnahme.

Wie lange wird die Dokumentation aufbewahrt?

§ 11 Abs. 5 HinSchG sieht die Löschung drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens vor. Satz 2 erlaubt eine längere Aufbewahrung, um Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist. Das ist eine begründungsbedürftige Ausnahme und kein Wahlrecht.

Das Wichtigste in Kürze

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Die Ausgestaltung der internen Meldestelle im Einzelfall bleibt Aufgabe des Beschäftigungsgebers – wenden Sie sich dafür an fachkundige Beratung.