Interne oder externe Meldestelle: der Unterschied (§ 7 HinSchG)

Wer eine interne Meldestelle einrichtet, hört oft den Satz: Dann melden die Leute wenigstens erst bei uns. Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht das anders. § 7 HinSchG lässt hinweisgebenden Personen die freie Wahl zwischen interner Meldestelle und Behörde. Dieser Beitrag klärt, wer die externen Meldestellen sind, welche Fristen dort gelten und was ein Betrieb wirklich beeinflussen kann.

Das Wahlrecht nach § 7 HinSchG

§ 7 Abs. 1 HinSchG ist der Satz, an dem sich alles Weitere entscheidet: Personen mit Informationen über einen Verstoß können wählen, ob sie sich an eine interne Meldestelle nach § 12 oder an eine externe Meldestelle nach den §§ 19 bis 24 wenden. Beide Wege stehen gleichrangig.

Das Gesetz äußert eine Präferenz, keine Anordnung: Hinweisgebende Personen sollten intern melden, wenn intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten. Beide Bedingungen stehen im Gesetzestext; fehlt eine, entfällt schon die Empfehlung.

Wer die externen Meldestellen sind

„Externe Meldestelle“ meint im HinSchG keinen Dienstleister, sondern eine gesetzlich benannte Behördenstelle. Vier Zuständigkeiten regelt das Gesetz für den Normalfall; § 23 ergänzt sie für Meldungen, die eine externe Meldestelle selbst betreffen:

Diese Stellen müssen Meldungen sowohl mündlich als auch in Textform ermöglichen (§ 27 Abs. 3 HinSchG — intern genügt nach § 16 Abs. 3 eine der beiden Formen), auf Ersuchen auch im persönlichen Gespräch; anonym eingehende Meldungen sollen sie bearbeiten (§ 27 Abs. 1). Nach § 24 HinSchG beraten sie unabhängig über Abhilfe und Repressalienschutz. Suchen müssen Ihre Beschäftigten das nicht: § 13 Abs. 2 HinSchG verpflichtet Ihre interne Meldestelle, klare und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren bereitzuhalten.

Zwei Verfahren, zwei Fristenläufe

Beide Wege kennen dieselben zwei Pflichttermine — Eingangsbestätigung und Rückmeldung. Gerechnet wird unterschiedlich, und nur einer kennt eine Verlängerung.

Intern ist der Startpunkt die Feinheit: Die drei Monate laufen ab der Eingangsbestätigung, nicht ab dem Eingang. Zur Berechnung beider Fristen: HinSchG-Fristen: 7 Tage Bestätigung, 3 Monate Rückmeldung.

Extern ist nicht gleich ausgelagert

Der teuerste Übersetzungsfehler entsteht am Wort „extern“. Wer eine „externe Meldestelle“ verkauft, meint meist eine ausgelagerte interne Meldestelle — Kanzlei, Ombudsperson, Dienstleister. Zulässig, aber rechtlich etwas anderes als eine Behörde nach den §§ 19 bis 24 HinSchG.

§ 14 Abs. 1 HinSchG erlaubt ausdrücklich, einen Dritten zu betrauen. Der Satz danach ist der wichtige: Das entbindet den Beschäftigungsgeber nicht von der Pflicht, selbst geeignete Maßnahmen zum Abstellen eines Verstoßes zu ergreifen. Auch bei der gemeinsamen Stelle mehrerer Betriebe mit 50 bis 249 Beschäftigten (§ 14 Abs. 2) bleiben Abhilfe und Rückmeldung beim einzelnen Betrieb.

Beiden Wegen gemeinsam ist das Vertraulichkeitsgebot des § 8 HinSchG: Es schützt die Identität der hinweisgebenden, der betroffenen und der sonstigen genannten Personen — nach Abs. 2 unabhängig davon, ob die Meldestelle zuständig ist.

Was Ihr Betrieb steuern kann — und was nicht

Die externe Meldestelle lässt sich nicht wegverhandeln. Steuerbar ist nur der eigene Kanal — dazu sagt § 7 Abs. 3 HinSchG zweierlei: Einrichtungspflichtige Beschäftigungsgeber sollen Anreize für den internen Weg schaffen (Satz 1) — und sie stellen klare, leicht zugängliche Informationen über das interne Meldeverfahren bereit (Satz 2). Das zweite ist keine Empfehlung, sondern Pflicht. Satz 3 zieht die Grenze: erschweren dürfen sie die externe Meldung dadurch nicht.

• Zulässig: einen erreichbaren Kanal anbieten, ihn bekannt machen, Vertraulichkeit und Fristen belegen.
• Zulässig: dokumentieren, was aus einer Meldung geworden ist — nichts wirkt stärker als ein sichtbar bearbeiteter Fall.
• Nicht zulässig: eine Meldung oder die Kommunikation danach zu behindern; auch der Versuch ist nach § 7 Abs. 2 HinSchG untersagt.
• Nicht zulässig: die externe Meldung als Vertrauensbruch behandeln. Repressalien verbietet § 36 HinSchG, samt Beweislastumkehr.

Der Bußgeldrahmen bildet die Rangfolge ab: Nach § 40 Abs. 6 HinSchG sind Behinderung (Abs. 2 Nr. 1), Repressalien (Abs. 2 Nr. 3) und der vorsätzliche oder leichtfertige Verstoß gegen die Vertraulichkeit (Abs. 3) mit bis zu 50.000 € bedroht, die fehlende interne Meldestelle (Abs. 2 Nr. 2) mit bis zu 20.000 €. Der fahrlässige Vertraulichkeitsverstoß (Abs. 4) fällt unter die übrigen Fälle: bis zu 10.000 €. Rahmen, keine Regelbeträge.

Genau dort setzt HinweisPilot an: ein eigener Meldelink, Meldung ohne Konto, ein Zugangscode für ein pseudonymes Postfach als Rückkanal, eine Ampel über beide Fristen und eine exportierbare Fallakte. Die drei Monate rechnet HinweisPilot ab dem Eingang und damit bis zu sieben Tage früher, als § 17 Abs. 2 HinSchG es verlangt.

Ein Kanal, den niemand kennt, verschiebt die erste Meldung nach außen: Interne Meldestelle bekannt machen: Pflicht, Kanäle, Formulierung.

Häufige Fragen

Muss man erst intern melden, bevor man sich an eine externe Meldestelle wendet?

Nein. § 7 Abs. 1 HinSchG gibt hinweisgebenden Personen die Wahl zwischen der internen Meldestelle nach § 12 und einer externen nach den §§ 19 bis 24. Das Gesetz formuliert nur, dass intern gemeldet werden sollte, wenn intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und keine Repressalien drohen. Ein Arbeitgeber darf die externe Meldung nach § 7 Abs. 3 HinSchG nicht erschweren.

Was ist der Unterschied zwischen interner und externer Meldestelle?

Die interne Meldestelle verantwortet der Beschäftigungsgeber; er kann sie selbst besetzen oder nach § 14 Abs. 1 HinSchG einen Dritten damit betrauen. Ab in der Regel 50 Beschäftigten ist sie nach § 12 HinSchG Pflicht. Die externe Meldestelle ist eine im Gesetz benannte Behördenstelle, etwa beim Bundesamt für Justiz (§ 19 HinSchG). Beide bestätigen den Eingang binnen sieben Tagen; die Rückmeldefrist auf sechs Monate verlängern darf nur die externe Stelle (§ 28 Abs. 4).

Welche externe Meldestelle ist zuständig?

Im Regelfall die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz: Sie ist nach § 19 Abs. 4 HinSchG zuständig, soweit keine Stelle nach den §§ 20 bis 23 zuständig ist. Für Finanzdienstleistungen und — soweit sie dort zuständige Behörde nach dem Geldwäschegesetz ist — für Geldwäsche ist es die BaFin (§ 21), für Kartellrecht und das Gesetz über digitale Märkte das Bundeskartellamt (§ 22), für Landes- und Kommunalverwaltungen die Meldestelle des jeweiligen Landes, soweit das Land von der Möglichkeit des § 20 HinSchG Gebrauch gemacht hat — andernfalls wieder das Bundesamt für Justiz.

Ist eine externe Ombudsstelle dasselbe wie eine externe Meldestelle?

Nein. Eine beauftragte Kanzlei oder Ombudsperson ist rechtlich eine interne Meldestelle, die nach § 14 Abs. 1 HinSchG von einem Dritten betrieben wird. Das entbindet den Beschäftigungsgeber nicht von der Pflicht, selbst Maßnahmen zum Abstellen des Verstoßes zu ergreifen. Externe Meldestellen sind nur die Behördenstellen der §§ 19 bis 24 HinSchG.

Das Wichtigste in Kürze

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Die Ausgestaltung der internen Meldestelle im Einzelfall bleibt Aufgabe des Beschäftigungsgebers — wenden Sie sich dafür an fachkundige Beratung.