§ 13 Abs. 2 HinSchG: Informationen über externe Meldewege

Die interne Meldestelle hat drei Aufgaben nach § 13 Abs. 1 HinSchG: Meldekanäle betreiben, das Verfahren durchführen, Folgemaßnahmen ergreifen. Abs. 2 fügt eine vierte hinzu, die oft übersehen wird: Sie hält „klare und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren“ bereit. Das ist eine Bereithaltungspflicht und keine Weiterleitungspflicht, und der Unterschied entscheidet darüber, was auf dem Aushang steht. Dieser Beitrag ordnet, welche Informationen gemeint sind und wie weit die Auskunft gehen darf.

Bereithalten heißt nicht weiterleiten

§ 13 Abs. 2 HinSchG verlangt, Informationen bereitzuhalten. Die interne Meldestelle muss also nicht prüfen, ob ein Fall besser extern aufgehoben wäre, und ihn dann dorthin geben. Sie muss dafür sorgen, dass jede hinweisgebende Person weiß, dass es den externen Weg gibt und wo er beginnt.

Dahinter steht die Systematik des Gesetzes: Hinweisgebende Personen haben die Wahl zwischen dem internen und dem externen Weg. Eine Meldestelle, die den externen Weg verschweigt, nimmt ihnen diese Wahl. Eine, die ungefragt weiterleitet, nimmt sie ihnen ebenfalls.

Welche Stellen gemeint sind

Das Gesetz baut die externe Seite in zwei Ebenen auf, und mehr als diese beiden Sätze sollte eine interne Meldestelle nicht behaupten:

Welche Stelle im Einzelfall zuständig ist, hängt am Sachverhalt. Das ist keine Auskunft, die eine Software oder eine Meldestelle nebenbei erteilen sollte: Eine falsche Zuständigkeitsauskunft kostet die hinweisgebende Person Zeit, und im Zweifel den Schutz einer rechtzeitigen Meldung.

HinweisPilot gibt zu den externen Stellen deshalb genau diese beiden Sätze aus und keinen dritten. Der Anwendungsbereichs-Prüfer der App ist ausdrücklich eine Einordnungshilfe und keine abschließende Aussage; welche Verstöße überhaupt erfasst sind, ordnet unser Beitrag zum sachlichen Anwendungsbereich des HinSchG.

Wo die Information stehen muss

„Leicht zugänglich“ heißt: dort, wo die Menschen suchen, die den Weg brauchen. In der Praxis sind das drei Orte, und alle drei tragen denselben Text.

Der zweite Ort ist der wirksamste und wird am häufigsten vergessen. Wer erst nach der internen Meldung erfährt, dass es einen externen Weg gab, hat die Wahl faktisch nicht gehabt.

Was daneben nicht vergessen werden darf

Die Bereithaltungspflicht steht neben den Pflichten, die den internen Ablauf tragen. Drei davon haben feste Fristen oder feste Formen:

• Eingangsbestätigung binnen sieben Tagen (§ 17 Abs. 1 HinSchG) und Rückmeldung binnen drei Monaten (§ 17 Abs. 2 HinSchG).
• Mündlich und schriftlich müssen Meldungen möglich sein (§ 16 Abs. 3 HinSchG); auf Wunsch ist eine persönliche Zusammenkunft zu ermöglichen. Ein rein schriftlicher Webkanal genügt allein nicht.
• Dokumentation in dauerhaft abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots (§ 11 Abs. 1 HinSchG), Löschung drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens (§ 11 Abs. 5 HinSchG).

Die längere Aufbewahrung nach § 11 Abs. 5 Satz 2 HinSchG ist erlaubt, „um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist“. Das ist eine Ausnahme mit Begründungspflicht und kein Wahlrecht.

HinweisPilot führt die beiden Fristen und den Löschtag als abonnierbaren Kalender, der niemals den Inhalt einer Meldung trägt. Das Gespräch einer mündlichen Meldung findet außerhalb der Software statt: Die App dokumentiert es, sie telefoniert nicht.

Häufige Fragen

Muss die interne Meldestelle Meldungen an die externe Stelle weiterleiten?

Nein. § 13 Abs. 2 HinSchG verlangt, klare und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren bereitzuhalten. Das Verweisen der hinweisgebenden Person an eine andere zuständige Stelle ist eine mögliche Folgemaßnahme nach § 18 HinSchG, keine Pflicht zur Übermittlung der Meldung.

Welche externe Meldestelle ist zuständig?

Der Bund unterhält eine externe Meldestelle beim Bundesamt für Justiz (§ 19 Abs. 1 HinSchG); sie ist zuständig, soweit nicht eine Stelle nach den §§ 20 bis 23 HinSchG zuständig ist. Jedes Land kann nach § 20 HinSchG eine eigene Stelle für Meldungen zur Landes- und Kommunalverwaltung einrichten. Welche im Einzelfall zuständig ist, hängt am Sachverhalt.

Wo müssen die Informationen stehen?

Dort, wo sie gefunden werden: am Aushang beziehungsweise im Intranet, auf der Seite des Meldekanals selbst und sinnvollerweise in der Eingangsbestätigung nach § 17 Abs. 1 HinSchG. Entscheidend ist, dass die Information vor der Entscheidung für den internen Weg zugänglich ist.

Was passiert, wenn die Information fehlt?

Die Bereithaltung ist Teil der Aufgaben der internen Meldestelle nach § 13 HinSchG. Unabhängig von der Bußgeldfrage entzieht eine fehlende Information der hinweisgebenden Person die Wahl zwischen internem und externem Weg, die das Gesetz ihr gibt.

Das Wichtigste in Kürze

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Die Ausgestaltung der internen Meldestelle im Einzelfall bleibt Aufgabe des Beschäftigungsgebers – wenden Sie sich dafür an fachkundige Beratung.