Externe Meldestelle HinSchG: Bund oder Land zuständig?

Wer nach § 13 Abs. 2 HinSchG Informationen über externe Meldeverfahren bereithalten muss, stößt auf eine Frage, die das Gesetz nicht in einem Satz beantwortet: An welche Behörde wendet sich eine hinweisgebende Person? § 19 HinSchG errichtet die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz, § 20 erlaubt jedem Land eine eigene Stelle, die §§ 21 und 22 nennen BaFin und Bundeskartellamt. Dieser Beitrag ordnet die Stellen, zeigt die Fristen nach § 28 HinSchG und sagt, was Ihre interne Meldestelle bereithalten muss und was sie nicht entscheiden darf.

Was § 19 HinSchG festlegt: die Meldestelle des Bundes

§ 19 Abs. 1 HinSchG ist kurz: Der Bund errichtet beim Bundesamt für Justiz eine Stelle für externe Meldungen. Das ist keine Abteilung Ihres Betriebs und kein Dienstleister, sondern eine Behördenstelle. An sie kann sich jede hinweisgebende Person nach § 7 Abs. 1 HinSchG wenden, ob Ihr Betrieb eine interne Meldestelle hat oder nicht.

Die zweite Regel steht ebenfalls in § 19 HinSchG und ist der Schlüssel zur Zuständigkeitsfrage: Die Meldestelle des Bundes ist zuständig, soweit nicht eine externe Meldestelle nach den §§ 20 bis 23 zuständig ist. Das Gesetz baut eine Auffangzuständigkeit. Wer nicht weiß, welche Stelle für seinen Sachverhalt in Frage kommt, landet nicht im Leeren, sondern beim Bundesamt für Justiz.

Wann ein Land zuständig ist: § 20 HinSchG

§ 20 HinSchG erlaubt jedem Land, eine eigene externe Meldestelle einzurichten, und zwar für Meldungen, die die jeweilige Landesverwaltung und die jeweiligen Kommunalverwaltungen betreffen. Zwei Wörter tragen die Vorschrift: können und betreffen.

„Können“ heißt: Es ist eine Öffnungsklausel, keine Pflicht. Ob ein Land eine solche Stelle eingerichtet hat, ergibt sich aus dem Landesrecht. Hat es keine, greift die Auffangzuständigkeit des Bundes. „Betreffen“ heißt: Die Landesstelle ist für Meldungen über die eigene Landes- und Kommunalverwaltung da. Für einen privaten Beschäftigungsgeber ist das die entscheidende Nachricht: Eine Meldung über Ihren Betrieb betrifft keine Landesverwaltung. Soweit nicht BaFin oder Bundeskartellamt zuständig sind, fällt sie in die Zuständigkeit des Bundes. Anders kann es bei Beschäftigten einer Landesbehörde oder einer Kommunalverwaltung liegen; ob es dort eine Landesstelle gibt, steht im jeweiligen Landesrecht.

Für BaFin und Bundeskartellamt gilt dieselbe Logik wie für die Länder: zuständig für ihr Sachgebiet, nicht für alles, was in einem Finanz- oder Handelsunternehmen geschieht. Ein Verstoß gegen den Arbeitsschutz in einer Bank ist kein Fall für die BaFin. Wo die Grenze im Einzelfall verläuft, entscheidet der Sachverhalt.

Fristen im externen Verfahren: § 28 HinSchG

Das externe Verfahren kennt dieselben zwei Pflichttermine wie das interne, dazu eine Verlängerung, die es intern nicht gibt. Nach § 28 Abs. 1 HinSchG bestätigt die externe Meldestelle den Eingang der Meldung umgehend, spätestens nach sieben Tagen. Nach § 28 Abs. 4 gibt sie spätestens nach drei Monaten eine Rückmeldung; in begründeten Fällen, etwa bei umfangreicher Bearbeitung, spätestens nach sechs Monaten.

Intern läuft es nach § 17 HinSchG: Eingangsbestätigung spätestens nach sieben Tagen (Abs. 1), Rückmeldung innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung (Abs. 2), ohne Verlängerung. Wie beide Fristen gerechnet werden, steht in HinSchG-Fristen: 7 Tage Bestätigung, 3 Monate Rückmeldung. Wer extern meldet, wartet also im Regelfall genauso lange auf eine Antwort wie intern. Der Vorteil des internen Wegs liegt nicht in der Frist, sondern darin, dass der Betrieb den Verstoß selbst abstellen kann.

Was Ihre interne Meldestelle bereithalten muss und was nicht

§ 13 Abs. 2 HinSchG verpflichtet die interne Meldestelle, klare und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren bereitzuhalten. Das ist eine Bereithaltungspflicht: Die Information muss da sein und auffindbar sein. Es ist keine Weiterleitungspflicht und keine Pflicht, die zuständige Stelle für einen konkreten Fall zu bestimmen.

§ 7 Abs. 3 HinSchG zieht die andere Grenze: Beschäftigungsgeber sollen Anreize für den internen Weg schaffen und über das interne Verfahren informieren, dürfen die externe Meldung dadurch aber nicht beschränken oder erschweren. Ein Hinweis, der die Behörde als letzten Ausweg darstellt oder eine Reihenfolge vorschreibt, überschreitet diese Grenze.

• Pflicht: Informationen über externe Meldeverfahren bereithalten (§ 13 Abs. 2 HinSchG).
• Pflicht: die externe Meldung nicht beschränken oder erschweren (§ 7 Abs. 3 HinSchG).
• Empfehlung: die Stellen mit Norm nennen und die Auffangzuständigkeit erklären. Das verlangt das Gesetz nicht wörtlich, es macht die Information aber erst brauchbar.
• Keine Pflicht und nicht ratsam: die zuständige Stelle für einen konkreten Sachverhalt festlegen. Das ist eine Rechtsauskunft im Einzelfall, und eine falsche Zuweisung wäre eine Erschwernis.

Ein Punkt nimmt die Sorge vor der falschen Adresse: Das Vertraulichkeitsgebot des § 8 HinSchG gilt nach dessen Abs. 2 unabhängig davon, ob die Meldestelle für die Meldung zuständig ist. Eine Meldung bei der falschen Stelle verliert ihren Schutz nicht.

Praxisbeispiel: der Aushang in einem Betrieb mit 80 Beschäftigten

Ein Logistikbetrieb mit 80 Beschäftigten schreibt den Aushang seiner internen Meldestelle. Der erste Entwurf nennt nur „die zuständige Behörde“. Das erfüllt § 13 Abs. 2 HinSchG nicht, weil niemand aus dem Satz erfährt, welche Behörde gemeint ist. Der zweite Entwurf nennt das Bundesamt für Justiz als externe Meldestelle des Bundes nach § 19 HinSchG, weist auf die Möglichkeit einer Landesstelle nach § 20 hin, verweist für Finanz- und Kartellsachen auf BaFin und Bundeskartellamt und sagt dazu, dass die hinweisgebende Person nach § 7 Abs. 1 frei wählt. Mehr muss der Aushang nicht leisten, und mehr sollte er nicht behaupten. Wo er hängt und wie er formuliert wird, steht in Interne Meldestelle bekannt machen; dass eine beauftragte Ombudsperson keine externe, sondern nach § 14 Abs. 1 HinSchG eine interne Stelle betreibt, in Interne oder externe Meldestelle.

HinweisPilot gibt auf der Meldeseite zu den externen Stellen bewusst zwei Sätze aus: den zu § 19 Abs. 1 und den zu § 20 HinSchG. Die Zuständigkeit im Einzelfall bestimmt die Software nicht, weil sie am Sachverhalt hängt. Die beiden internen Fristen nach § 17 führt sie je Meldung als Ampel, die Eingangsbestätigung geht mit Zeitstempel hinaus, und die Fallakte belegt beide Termine.

Häufige Fragen

Welche externe Meldestelle ist nach dem HinSchG zuständig?

Im Regelfall die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz: Sie ist nach § 19 HinSchG zuständig, soweit keine Stelle nach den §§ 20 bis 23 zuständig ist. Landesstellen nach § 20 kommen nur für Meldungen in Betracht, die die Landes- oder Kommunalverwaltung betreffen, BaFin (§ 21) und Bundeskartellamt (§ 22) nur für ihre Sachgebiete. Welche Stelle im Einzelfall zuständig ist, hängt am Sachverhalt.

Hat jedes Bundesland eine eigene externe Meldestelle?

Nein, nicht zwingend. § 20 HinSchG erlaubt den Ländern eine eigene externe Meldestelle für Meldungen, die ihre Landes- und Kommunalverwaltung betreffen, verpflichtet sie aber nicht. Ob ein Land eine eingerichtet hat, ergibt sich aus dem Landesrecht. Fehlt sie, ist das Bundesamt für Justiz nach § 19 HinSchG zuständig.

Muss die interne Meldestelle sagen, welche externe Stelle zuständig ist?

Nein. § 13 Abs. 2 HinSchG verlangt, klare und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren bereitzuhalten. Das ist eine Bereithaltungspflicht, keine Zuständigkeitsprüfung im Einzelfall. Genannt werden die Stellen und das Wahlrecht nach § 7 Abs. 1 HinSchG, nicht die Entscheidung für den konkreten Fall.

Wie lange dauert das Verfahren bei der externen Meldestelle?

Die Eingangsbestätigung kommt spätestens nach sieben Tagen (§ 28 Abs. 1 HinSchG), die Rückmeldung spätestens nach drei Monaten, in begründeten Fällen nach sechs Monaten (§ 28 Abs. 4 HinSchG). Intern gelten sieben Tage und drei Monate nach § 17 HinSchG, ohne Verlängerung.

Das Wichtigste in Kürze

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Die Ausgestaltung der internen Meldestelle im Einzelfall bleibt Aufgabe des Beschäftigungsgebers – wenden Sie sich dafür an fachkundige Beratung.