Meldekanal bekannt machen: Aushang und Pflichttext nach § 7 HinSchG

Die Meldestelle steht, der Link funktioniert, und trotzdem geht im ersten Jahr keine Meldung ein. Das liegt selten am Kanal und fast immer daran, dass die Belegschaft ihn nicht kennt. § 7 Abs. 3 Satz 2 HinSchG verlangt klare und leicht zugängliche Informationen über die Nutzung des internen Meldeverfahrens, schreibt aber weder Aushang noch Wortlaut vor. Dieser Beitrag zeigt, welche Angaben belegbar Pflicht sind und wo die Grenze zur guten Praxis verläuft.

Was das Gesetz zur Bekanntmachung verlangt

Die Informationspflicht steht in § 7 Abs. 3 HinSchG, also beim Verhältnis von interner und externer Meldung. Satz 2 lautet: „Diese Beschäftigungsgeber stellen für Beschäftigte klare und leicht zugängliche Informationen über die Nutzung des internen Meldeverfahrens bereit.“ Adressat ist, wer nach § 12 Abs. 1 und 3 HinSchG eine interne Meldestelle einrichten muss.

Daneben steht eine zweite, entgegengesetzte Pflicht: Nach § 13 Abs. 2 HinSchG halten interne Meldestellen für Beschäftigte klare und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren und über einschlägige Meldeverfahren von EU-Stellen bereit. Nach § 7 Abs. 3 Satz 3 HinSchG darf die Möglichkeit einer externen Meldung dadurch nicht beschränkt oder erschwert werden.

Ob die Einrichtungspflicht überhaupt greift, klärt Interne Meldestelle: Pflicht ab 50 Beschäftigten.

Wen die Information erreichen muss

§ 16 Abs. 1 HinSchG bestimmt, für wen der Kanal offenstehen muss: für Beschäftigte und für überlassene Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer. Ein Verteiler auf die Firmen-Postfächer deckt diese Gruppen selten ab. Typischerweise fehlen:

• Überlassene Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer ohne Intranet-Konto, die nach § 16 Abs. 1 HinSchG dennoch Zugang zum Kanal haben müssen.
• Beschäftigte ohne Bildschirmarbeitsplatz in Fertigung, Lager, Werkstatt, Küche oder Fahrdienst.
• Neu eingestellte Personen, wenn die Information nur einmal zum Start verschickt wurde.
• Beschäftigte ohne Deutsch als Arbeitssprache, für die ein rein deutscher Text nicht leicht zugänglich ist.

Der Aushang schließt genau diese Lücke; die digitale Fassung ersetzt er nicht.

Was auf den Aushang gehört

Weil das Gesetz keinen Wortlaut vorgibt, entscheidet der Inhalt. Die Aufstellung trennt Vorschrift und Praxis. Die rechte Spalte lassen Anbietermuster gern weg.

Die letzte Zeile ist die heikelste. Nach § 16 Abs. 1 HinSchG sollte die interne Meldestelle auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten; eine Verpflichtung, die Meldekanäle für anonyme Meldungen zu gestalten, besteht aber nicht. Wer „anonym“ verspricht, muss den Kanal auch anonym betreiben.

Zum Repressalienverbot ein zweiter Satz: § 36 Abs. 2 HinSchG kehrt die Beweislast um. Macht eine hinweisgebende Person eine Benachteiligung infolge ihrer Meldung geltend, wird eine Repressalie vermutet; den Gegenbeweis führt die Gegenseite.

Was darüber hinaus in die allgemeine Bekanntmachung gehört, ordnet Interne Meldestelle bekannt machen: Pflicht, Kanäle, Formulierung.

Die Fristen, die den Aushang glaubwürdig machen

Die konkreteste Zusage an hinweisgebende Personen sind die beiden Fristen aus § 17 HinSchG. Sie beantworten die Frage, die jede meldende Person zuerst stellt: Wann höre ich etwas?

Wichtig ist der Anknüpfungspunkt, den viele Muster verfehlen: Die Rückmeldung erfolgt nach § 17 Abs. 2 HinSchG binnen drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs, ohne Bestätigung spätestens drei Monate und sieben Tage nach Eingang. Wer die Bestätigung vergisst, verschiebt die zweite Frist also nicht.

Auf den Aushang gehören beide Zahlen. Die Rechenregel steht in HinSchG-Fristen: sieben Tage und drei Monate.

Vom Entwurf zum schwarzen Brett

Fünf Schritte zu einer belegbaren Bekanntmachung:

Ein Beispiel: Ein Betrieb mit 68 Beschäftigten an drei Standorten liegt über der Schwelle des § 12 Abs. 2 HinSchG von in der Regel mindestens 50 Beschäftigten. 19 Personen haben ein eigenes Postfach, 41 arbeiten in Fertigung und Lager ohne Bildschirm, dazu 8 überlassene Leiharbeitnehmer. Eine Intranet-Seite erreicht 19 von 68; die übrigen 49 erreicht ein Blatt an drei Pinnwänden.

Zur Ehrlichkeit gehört die Sanktionsfrage. § 40 Abs. 2 Nr. 2 HinSchG ahndet, wenn nicht dafür gesorgt wird, dass eine interne Meldestelle eingerichtet ist und betrieben wird; der Rahmen liegt bei bis zu 20.000 Euro, bei Behinderung, Repressalien oder Vertraulichkeitsverletzung bei bis zu 50.000 Euro. Die Informationspflichten aus § 7 Abs. 3 und § 13 Abs. 2 HinSchG führt § 40 nicht auf: Pflicht bleiben sie, bußgeldbewehrt sind sie nicht.

HinweisPilot erzeugt dieses Blatt aus den eigenen Angaben. Der Reiter „Aushang“ zieht die Melde-URL des Kanals, setzt einen QR-Code daneben und gibt eine Druckvorlage aus: Firmenname, Erreichbarkeit ohne Konto und ohne E-Mail-Adresse, Zugangscode für das geschützte Postfach, dazu die beiden Fristen aus § 17 HinSchG. Der QR-Code entsteht in einer Fehlerkorrekturstufe, die rund 15 Prozent Beschädigung der Fläche verkraftet, weil ein Blatt an der Pinnwand Reißzwecken und Knicke abbekommt. Die Marke ist derzeit auf Anordnung des Betreibers vollständig kostenlos.

Häufige Fragen

Muss ich den Meldekanal per Aushang bekannt machen?

Nein, ein Aushang ist keine gesetzliche Pflicht. § 7 Abs. 3 Satz 2 HinSchG verlangt klare und leicht zugängliche Informationen über die Nutzung des internen Meldeverfahrens, schreibt aber keine Form vor. Ein Aushang ist das übliche Mittel für Beschäftigte ohne Bildschirmarbeitsplatz.

Welcher Paragraph verlangt, den Meldekanal bekannt zu machen?

§ 7 Abs. 3 Satz 2 HinSchG für den internen Weg, § 13 Abs. 2 HinSchG für die Information über externe Meldeverfahren. § 12 HinSchG regelt dagegen Einrichtungspflicht und Befugnisse, nicht die Bekanntmachung.

Was muss auf dem Aushang stehen?

Zwingend ist dem Inhalt nach, wie der Meldekanal erreichbar ist und dass es externe Meldestellen gibt. Bewährt haben sich zusätzlich mündliche Meldung und Textform (§ 16 Abs. 3 HinSchG), Vertraulichkeit der Identität (§ 8 Abs. 1 HinSchG), das Repressalienverbot (§ 36 Abs. 1 HinSchG) und die Fristen aus § 17 HinSchG.

Gibt es ein Bußgeld, wenn der Meldekanal nicht bekannt gemacht wird?

§ 40 HinSchG führt die Informationspflichten aus § 7 Abs. 3 und § 13 Abs. 2 HinSchG nicht auf. Bußgeldbewehrt ist nach § 40 Abs. 2 Nr. 2 HinSchG, nicht für Einrichtung und Betrieb einer internen Meldestelle zu sorgen, mit einem Rahmen bis zu 20.000 Euro.

Darf der Aushang anonyme Meldungen versprechen?

Nur, wenn der Kanal sie ermöglicht. Nach § 16 Abs. 1 HinSchG sollte die interne Meldestelle anonym eingehende Meldungen bearbeiten; eine Verpflichtung, die Meldekanäle für anonyme Meldungen zu gestalten, besteht aber nicht.

Das Wichtigste in Kürze

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Die Ausgestaltung der internen Meldestelle im Einzelfall bleibt Aufgabe des Beschäftigungsgebers – wenden Sie sich dafür an fachkundige Beratung.