Interne Meldestelle: Fehler und Bußgelder nach § 40 HinSchG

Die interne Meldestelle ist ab 50 Beschäftigten Pflicht (§ 12 HinSchG), und die meisten Betriebe haben sie inzwischen eingerichtet. Teuer wird es trotzdem: § 40 HinSchG sanktioniert nicht nur die fehlende Meldestelle mit bis zu 20.000 €, sondern auch Behinderung, Repressalien und Vertraulichkeitsverstöße mit bis zu 50.000 €. Dieser Beitrag sammelt die Fehler, die im laufenden Betrieb passieren, und ordnet jedem zu, in welchen Bußgeldrahmen er führt.

Das Risiko liegt im Betrieb, nicht im Aufbau

Die Einrichtung der Meldestelle ist ein Projekt mit Anfang und Ende: Kanal aufsetzen, Zuständigkeit benennen, Belegschaft informieren, fertig. Danach beginnt der Teil, der über Jahre trägt oder eben nicht. Und genau dort entstehen die Fehler, die nach § 40 HinSchG in den teureren Rahmen führen.

Das ist die unangenehme Asymmetrie des Gesetzes: Wer gar keine interne Meldestelle betreibt, riskiert nach § 40 HinSchG bis zu 20.000 €. Wer eine betreibt und dabei eine Meldung behindert, gegen die Vertraulichkeit verstößt oder mit Repressalien reagiert, riskiert bis zu 50.000 €. Eine schlecht geführte Meldestelle kann also teurer werden als gar keine, weil sie zusätzliche Angriffsflächen schafft, die es ohne Kanal nicht gäbe.

Hinzu kommt ein Effekt, den kein Bußgeldrahmen abbildet: Ein Kanal, der Meldungen verschluckt, erzieht die Belegschaft dazu, ihn nicht mehr zu benutzen. Der nächste Hinweis geht dann an die externe Meldestelle, an eine Behörde oder an die Presse. Der interne Kanal existiert dann formal weiter, erfüllt seinen Zweck aber nicht mehr.

Fehler 1: Die Sieben-Tage-Frist reißt an einer Abwesenheit

§ 17 Abs. 1 HinSchG verlangt, dass der Eingang einer Meldung binnen sieben Tagen bestätigt wird. Die Frist beginnt mit dem Eingang bei der Meldestelle, nicht mit dem Tag, an dem die zuständige Person die Meldung liest. Diese Unterscheidung ist der Kern fast aller Fristversäumnisse.

Der Ablauf ist immer derselbe: Die Meldung geht am Freitagabend ein, die zuständige Person ist die Folgewoche nicht im Haus, eine Vertretung ist nicht benannt. Wenn der Vorgang zum ersten Mal gesehen wird, sind die sieben Tage bereits abgelaufen. Niemand hat etwas falsch gemacht, und die Frist ist trotzdem weg.

• Das Eingangsdatum wird nicht automatisch festgehalten, sondern erst beim Öffnen der Meldung notiert. Damit ist die Frist von Anfang an falsch berechnet.
• Es gibt keine benannte Vertretung, also läuft die Frist bei Urlaub, Krankheit oder Elternzeit ohne Adressaten weiter.
• Die Bestätigung wird als Text jedes Mal neu formuliert. Was jedes Mal neu erdacht werden muss, wird irgendwann verschoben.
• Die versendete Bestätigung wird nirgends mit Zeitstempel vermerkt. Die Frist wurde vielleicht gehalten, nachweisen lässt es sich nicht.

Fehler 2: Die Rückmeldung bleibt aus, weil nichts passiert ist

§ 17 Abs. 2 HinSchG verlangt binnen drei Monaten eine Rückmeldung an die meldende Person über die ergriffenen und geplanten Folgemaßnahmen. Der Fehler, der hier am häufigsten passiert, entsteht aus einem Missverständnis: Viele Meldestellen betrachten die Rückmeldung als Ergebnismitteilung und lassen sie weg, wenn die Prüfung nichts ergeben hat.

Das ist falsch herum gedacht. Die Rückmeldung ist auch dann Pflicht, wenn keine Maßnahme folgt. Ergibt die Prüfung, dass der Vorwurf nicht zutrifft oder nichts zu veranlassen ist, wird genau das mitgeteilt. Schweigen ist kein zulässiges Ergebnis eines Verfahrens nach § 17 HinSchG.

Eingeschränkt werden darf die Rückmeldung nur, soweit sie interne Nachforschungen beeinträchtigen oder Rechte der von der Meldung betroffenen Personen verletzen würde. Auch dann wird der Umfang reduziert, nicht die Rückmeldung selbst weggelassen. Wer sie ganz unterlässt, bewegt sich in Richtung Behinderung einer Meldung und damit in den Rahmen bis 50.000 €.

Der zweite Teil dieses Fehlers betrifft anonyme Meldungen. Ohne Rückkanal ist die Drei-Monats-Frist bei einer anonymen Meldung technisch gar nicht erfüllbar. Wer anonyme Meldungen zulässt, braucht deshalb ein pseudonymes Postfach, das die meldende Person mit einem Zugangscode öffnet, ohne ihre Identität preiszugeben.

Fehler 3: Die Vertraulichkeit bricht intern

§ 16 HinSchG schützt die Identität der meldenden Person. Sie darf nur den Personen bekannt werden, die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldung zuständig sind. Das gilt ausdrücklich auch gegenüber Vorgesetzten und der Geschäftsführung, und genau dort wird der Schutz am häufigsten aufgeweicht.

Die Verletzung passiert selten böswillig. Sie passiert, weil jemand mit Verantwortungsgefühl handelt: Eine Führungskraft erfährt vom Vorgang, will kurz nachfragen, ob alles seine Richtigkeit hat, und nennt dabei Details, aus denen sich die meldende Person erschließen lässt. Ab diesem Moment ist der Verstoß nicht mehr rückgängig zu machen.

• Meldungen liegen in einem Postfach, auf das mehrere Personen aus Bequemlichkeit Zugriff haben.
• Fallakten werden als Dateien auf einem geteilten Laufwerk abgelegt, das nicht auf den Kreis der Zuständigen beschränkt ist.
• Der Sachverhalt wird in einer Leitungsrunde besprochen, in der Personen sitzen, die mit der Bearbeitung nichts zu tun haben.
• Details aus der Meldung werden bei der Aufklärung so wörtlich zitiert, dass sich daraus auf die Quelle schließen lässt.

Der Zugriff auf Meldungen gehört deshalb technisch und organisatorisch beschränkt, nicht nur per Absprache. Eine Regel, die von der Disziplin einzelner Personen abhängt, hält dem Alltag nicht stand. Nach § 40 HinSchG steht auf den Verstoß gegen die Vertraulichkeit ein Bußgeld bis zu 50.000 €.

Fehler 4: Auf die Meldung folgt eine Benachteiligung

§ 36 HinSchG verbietet Repressalien gegen Personen, die eine Meldung abgegeben haben. Entscheidend ist der zweite Teil der Vorschrift: Sie enthält eine Beweislastumkehr. Erleidet eine meldende Person nach ihrer Meldung eine Benachteiligung, wird vermutet, dass diese Benachteiligung eine Repressalie ist. Der Arbeitgeber muss dann beweisen, dass sie auf hinreichend gerechtfertigten Gründen beruht.

Das dreht die betriebliche Praxis um. Nicht die meldende Person muss den Zusammenhang belegen, sondern der Betrieb muss ihn widerlegen. Und widerlegen kann nur, wer dokumentiert hat: Wenn die Versetzung, die Nichtbeförderung oder die geänderte Schichtplanung bereits vor der Meldung entschieden und schriftlich festgehalten war, ist der Nachweis machbar. Wenn nicht, wird er schwer.

Der Fehler liegt hier fast nie in einer Absicht, sondern in fehlender Dokumentation und in schlechtem Timing. Personalentscheidungen, die eine meldende Person betreffen, brauchen nach einer Meldung eine nachvollziehbare Begründung mit Datum, die nicht erst im Streitfall entsteht. Auch dieser Verstoß liegt nach § 40 HinSchG im Rahmen bis zu 50.000 €.

Was die Fehler nach § 40 HinSchG kosten

§ 40 HinSchG unterscheidet zwei Größenordnungen. Der niedrigere Rahmen trifft das Versäumnis, überhaupt eine interne Meldestelle einzurichten und zu betreiben. Der höhere Rahmen trifft die Fehler im laufenden Betrieb:

• Keine interne Meldestelle eingerichtet: Bußgeld bis 20.000 €.
• Eine Meldung behindert oder die Kommunikation im Verfahren unterbunden: bis 50.000 €.
• Repressalien gegen eine meldende Person: bis 50.000 €.
• Verstoß gegen die Vertraulichkeit der Identität nach § 16 HinSchG: bis 50.000 €.

Die Fristen des § 17 HinSchG stehen in dieser Aufzählung nicht als eigener Tatbestand. Das ist kein Freibrief, sondern eher das Gegenteil: Eine Meldung, die sieben Tage lang unbestätigt und drei Monate lang unbeantwortet bleibt, wird im Zweifel nicht als Verwaltungsschwäche gelesen, sondern als Behinderung des Meldevorgangs. Die Fristeinhaltung ist damit auch die beste Verteidigung gegen den teureren Vorwurf. Die beiden Fristen im Detail behandelt der Beitrag zu den HinSchG-Fristen.

Dazu kommt, dass jeder dieser Punkte im Ernstfall nur über Dokumente entschieden wird. Ob eine Bestätigung rechtzeitig raus war, ob eine Rückmeldung erfolgte, wer wann Zugriff auf die Meldung hatte: Das sind alles Fragen an eine Akte, nicht an ein Gedächtnis.

Prüfliste für den laufenden Betrieb

• Wird das Eingangsdatum jeder Meldung automatisch und unveränderlich festgehalten?
• Gibt es eine namentlich benannte Vertretung für Urlaub, Krankheit und Ausfall?
• Sieht jemand täglich, welche Vorgänge auf die Sieben-Tage- und die Drei-Monats-Frist zulaufen?
• Existiert ein Rückkanal, über den auch anonym Gemeldetes beantwortet werden kann?
• Ist der Zugriff auf Meldungen technisch auf den Kreis der Zuständigen begrenzt?
• Lässt sich für jeden abgeschlossenen Fall belegen, wann bestätigt und wann zurückgemeldet wurde?

Wer diese sechs Fragen nicht mit Ja beantworten kann, betreibt die Meldestelle auf Zuruf. Genau dafür ist HinweisPilot gebaut: Jede eingehende Meldung bekommt automatisch beide Fristen aus § 17 HinSchG mit Ampel-Status, die Eingangsbestätigung geht per Klick raus und wird mit Zeitstempel vermerkt, die Kommunikation läuft über ein pseudonymes Postfach mit Zugangscode, und die exportierbare Fallakte weist am Ende nach, dass beide Fristen gehalten wurden. Ohne Tabellenblatt und ohne Kalendereintrag, der an einer Abwesenheit hängen bleibt.

Häufige Fragen

Kann eine schlecht geführte Meldestelle teurer sein als gar keine?

Ja. § 40 HinSchG sieht für die fehlende interne Meldestelle ein Bußgeld bis 20.000 € vor, für Behinderung einer Meldung, Repressalien und Vertraulichkeitsverstöße dagegen bis 50.000 €. Wer einen Kanal betreibt und ihn schlecht führt, kann also im höheren Rahmen landen.

Muss ich auch dann zurückmelden, wenn die Prüfung nichts ergeben hat?

Ja. § 17 Abs. 2 HinSchG verlangt die Rückmeldung binnen drei Monaten unabhängig vom Ergebnis. Auch die Mitteilung, dass keine Maßnahmen erforderlich sind, ist eine Rückmeldung. Einschränken dürfen Sie den Umfang nur, soweit interne Nachforschungen oder Rechte betroffener Personen beeinträchtigt würden.

Wer muss beweisen, dass eine Benachteiligung keine Repressalie war?

Der Arbeitgeber. § 36 HinSchG enthält eine Beweislastumkehr: Erleidet eine meldende Person nach ihrer Meldung eine Benachteiligung, wird vermutet, dass es sich um eine Repressalie handelt. Deshalb brauchen Personalentscheidungen rund um eine Meldung eine dokumentierte, datierte Begründung.

Das Wichtigste in Kürze

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Die Ausgestaltung der internen Meldestelle im Einzelfall bleibt Aufgabe des Beschäftigungsgebers — wenden Sie sich dafür an fachkundige Beratung.