HinSchG-Fall abschließen: die zwei Nachweise nach § 17

Sieben Tage für die Eingangsbestätigung, drei Monate für die Rückmeldung: Diese beiden Fristen des HinSchG sind bekannt. Wann ein Vorgang danach abgeschlossen werden darf, steht in kaum einer Handreichung. An dieser Entscheidung hängt mehr als ein Statusfeld: Der Abschluss ist eine Folgemaßnahme nach § 18 HinSchG und setzt die Löschfrist des § 11 Abs. 5 HinSchG in Gang.

Der Abschluss ist eine Folgemaßnahme, keine Aufräumarbeit

§ 13 Abs. 1 HinSchG nennt die Aufgaben der internen Meldestelle: die Meldekanäle betreiben, das Verfahren durchführen, Folgemaßnahmen ergreifen. § 18 HinSchG zählt diese Folgemaßnahmen abschließend auf, und eine davon lautet ausdrücklich: das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen abschließen. Das Gesetz kennt den Abschluss als eigene Maßnahme mit einem Grund.

Nur eine der vier Maßnahmen beendet den Vorgang. In allen vier Fällen bleibt die Meldestelle gegenüber der meldenden Person in der Pflicht: Was sie ergriffen und was sie geplant hat, teilt sie nach § 17 Abs. 2 HinSchG mit.

Ohne diese zwei Nachweise trägt der Abschluss nicht

Vor dem Abschluss stehen zwei Pflichten gegenüber der meldenden Person, jede mit eigenem Datum. § 17 Abs. 1 HinSchG verlangt die Bestätigung des Eingangs binnen sieben Tagen, § 17 Abs. 2 HinSchG die Rückmeldung binnen drei Monaten. Sie ist auch dann fällig, wenn die Prüfung nichts ergeben hat. Fehlt eine der beiden, beendet ein Abschluss die Bearbeitung, nicht die Pflicht.

Die Reihenfolge ist kein Formalismus, denn die Fristen hängen ineinander. § 17 Abs. 2 HinSchG lässt die drei Monate mit der Bestätigung des Eingangs beginnen, ohne Bestätigung erst drei Monate und sieben Tage nach Eingang. Wer die Bestätigung nicht dokumentiert hat, kann den Beginn der zweiten Frist nicht belegen. Beide Fristen erklärt HinSchG-Fristen: 7 Tage Bestätigung, 3 Monate Rückmeldung.

Drei Angaben tragen den Nachweis:

• Ein Datum je Pflicht. Ohne Zeitstempel lässt sich nicht belegen, dass die sieben Tage und die drei Monate gehalten wurden.
• Ein Weg, der die meldende Person erreicht. Bei einer anonymen Meldung ein pseudonymer Rückkanal, etwa ein Postfach mit Zugangscode.
• Der Inhalt der Rückmeldung. Ergriffene und geplante Folgemaßnahmen und die Gründe dafür, nicht nur ein Absendevermerk.

Die Prüfung vor dem Abschluss hat drei Ausgänge

Die Prüfung braucht zwei Datumsfelder. Genau daran scheitert sie in selbstgebauten Lösungen: Steht die Bestätigung im Sammelpostfach, die Rückmeldung in einer Tabelle und das Ergebnis im Gedächtnis der zuständigen Person, dauert die Antwort eine halbe Stunde statt einer Minute. Was eine Akte tragen muss, steht in Fallakte nach HinSchG: was Sie im Streitfall vorlegen müssen.

Was der Abschluss auslöst, und was beim Wiederöffnen passiert

Mit dem Abschluss endet die Bearbeitung, nicht die Verantwortung. § 11 Abs. 5 Satz 1 HinSchG bestimmt: „Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht.“ Ein Löschknopf ist der Abschluss also nicht: Die Unterlagen bleiben, und das Vertraulichkeitsgebot des § 8 HinSchG schützt die genannten Personen weiter.

Die drei Monate begrenzen dabei nicht die Dauer des Verfahrens, sondern nur die Rückmeldung: § 17 Abs. 2 HinSchG verlangt die Mitteilung über ergriffene und geplante Folgemaßnahmen. Was zu diesem Zeitpunkt erst geplant ist, wird danach umgesetzt, und das Verfahren läuft weiter. Der Abschluss kann deshalb Monate nach der Rückmeldung liegen, und erst er setzt die drei Jahre in Gang.

Daraus folgt eine praktische Regel: Das Abschlussdatum gehört als eigenes Feld in die Akte, nicht in eine Notiz. Wer den Löschtag aus dem Eingangsdatum ableitet, löscht zu früh und nimmt sich den Nachweis. Wer das Datum gar nicht führt, löscht nie. Was aufzubewahren ist, steht in Dokumentation nach § 11 HinSchG: drei Jahre, gerechnet ab Abschluss.

Ein abgeschlossenes Verfahren kann wieder aufgenommen werden, etwa weil neue Angaben eintreffen. Dann ist der Abschluss aufgehoben und mit ihm der Beginn der Löschfrist. Wer einen Vorgang wiederholt öffnet und schließt, verschiebt sein Löschdatum jedes Mal nach hinten. Deshalb gehören beide Ereignisse mit Datum in das Bearbeitungsprotokoll.

Wie HinweisPilot den Abschluss absichert

HinweisPilot lässt einen Fall erst schließen, wenn Eingangsbestätigung und Rückmeldung mit Datum in der Akte stehen. Fehlt eine davon, weist die Anwendung den Abschluss zurück und nennt den Grund im Klartext: entweder ist der Eingang noch nicht bestätigt (§ 17 Abs. 1 HinSchG), oder die Rückmeldung ist noch nicht dokumentiert (§ 17 Abs. 2 HinSchG). Beide Fristen bleiben sichtbar, auch nach dem Abschluss.

Zum Abschluss gehört ein Ergebnis aus fünf Ausgängen: bestätigt, teilweise bestätigt, nicht bestätigt, nicht aufklärbar, an die zuständige Stelle abgegeben. Dazu kommt eine freiwillige Begründung für die Akte. Der Abschluss steht mit Ergebnis und Zeitpunkt im Bearbeitungsprotokoll, die Begründung in der Fallakte; eine spätere Wiedereröffnung wird ebenfalls protokolliert.

Vom Abschlussdatum rechnet die Anwendung den Löschtag drei Jahre voraus und erinnert 90 und 14 Tage davor. Ein bereits gelöschter Vorgang wird nicht wieder geöffnet, weil ein neuer Abschluss sonst eine abgelaufene Aufbewahrungsfrist nachträglich verlängerte. Die Fallakte lässt sich als Nachweis ausgeben, wahlweise als Druckseite ohne die internen Notizen. HinweisPilot ist in allen Funktionen kostenlos.

Die Software führt Fristen und Dokumentation. Welche Folgemaßnahme ein Sachverhalt verlangt, entscheidet die Meldestelle.

Häufige Fragen

Wann darf ich einen HinSchG-Fall abschließen?

Wenn die Eingangsbestätigung nach § 17 Abs. 1 HinSchG und die Rückmeldung nach § 17 Abs. 2 HinSchG dokumentiert sind und über die Folgemaßnahmen entschieden ist. § 18 HinSchG nennt den Abschluss ausdrücklich als Folgemaßnahme, aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen. Der Grund gehört mit dem Abschlussdatum in die Akte.

Kann ich einen Fall abschließen, wenn die meldende Person nicht mehr antwortet?

Ja, denn § 17 Abs. 2 HinSchG verlangt die Rückmeldung an die meldende Person und nicht deren Antwort. Dokumentiert wird die abgesendete Rückmeldung mit Datum und Inhalt. Bei einer anonymen Meldung läuft sie über den pseudonymen Rückkanal der Meldung.

Was passiert mit der Löschfrist, wenn ich einen Fall wieder öffne?

Sie beginnt erst mit dem neuen Abschluss. § 11 Abs. 5 Satz 1 HinSchG rechnet die drei Jahre ab dem Abschluss des Verfahrens; ist der Abschluss aufgehoben, gibt es keinen Fristbeginn. Damit sich das Löschdatum nicht unbemerkt verschiebt, gehören Abschluss und Wiedereröffnung mit Datum in das Bearbeitungsprotokoll.

Kostet ein zu früh abgeschlossener Fall ein Bußgeld?

§ 40 HinSchG nennt den Abschluss eines Verfahrens nicht. Der Bußgeldrahmen reicht bis 20.000 € bei fehlender interner Meldestelle und bis 50.000 € bei Behinderung von Meldungen, Repressalien und Verletzung der Vertraulichkeit. Ein Abschluss ohne Rückmeldung lässt aber die Pflicht des § 17 Abs. 2 HinSchG unerfüllt. Beide Beträge sind Rahmen, keine Regelbußen.

Das Wichtigste in Kürze

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Die Ausgestaltung der internen Meldestelle im Einzelfall bleibt Aufgabe des Beschäftigungsgebers – wenden Sie sich dafür an fachkundige Beratung.