Dokumentation nach § 11 HinSchG: drei Jahre, gerechnet ab Abschluss

Über die Fristen zu Beginn eines Verfahrens wird viel geschrieben: sieben Tage für die Eingangsbestätigung, drei Monate für die Rückmeldung. Über das Ende schweigen die meisten Handreichungen. Dabei steht dort eine Pflicht, die eine Meldestelle über Jahre begleitet: § 11 Abs. 5 Satz 1 HinSchG bestimmt, dass die Dokumentation drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht wird. Nicht drei Jahre nach Eingang der Meldung, und nicht nach Ermessen der Meldestelle. Dieser Beitrag ordnet die Dokumentationspflicht des § 11 HinSchG, zeigt, ab wann die drei Jahre laufen, welche Voraussetzungen Satz 2 für eine längere Aufbewahrung stellt und was eine Meldestelle organisatorisch braucht, damit die Löschung nicht daran scheitert, dass niemand mehr an den Vorgang denkt.

§ 11 Abs. 1: dokumentieren, dauerhaft abrufbar, vertraulich

Die Aufbewahrungsfrist hängt an einer Pflicht, die ihr vorausgeht. Nach § 11 Abs. 1 HinSchG sind alle eingehenden Meldungen in dauerhaft abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots (§ 8 HinSchG) zu dokumentieren. Zwei Anforderungen stehen damit nebeneinander, und sie ziehen in verschiedene Richtungen: Die Unterlagen müssen über Jahre auffindbar bleiben, und der Kreis derer, die sie einsehen können, muss eng bleiben.

Wer die Dokumentation in einem Postfach führt, das nach einem Personalwechsel niemandem mehr gehört, erfüllt die erste Anforderung nicht. Wer sie auf ein Netzlaufwerk legt, auf das die halbe Verwaltung zugreift, verfehlt die zweite. Welchen Kreis § 8 HinSchG genau zieht, steht in Vertraulichkeit nach § 8 HinSchG: wer die Identität erfahren darf.

Wie die Dokumentation entsteht, richtet sich nach dem Weg der Meldung. Bei einer telefonischen Meldung sind eine Tonaufzeichnung oder ein Wortprotokoll nur mit Einwilligung der hinweisgebenden Person zulässig (§ 11 Abs. 2 HinSchG). Ohne diese Einwilligung ist ein Inhaltsprotokoll zu erstellen, also eine Zusammenfassung des Inhalts durch die für die Bearbeitung verantwortliche Person. Bei einer persönlichen Zusammenkunft nach § 16 Abs. 3 HinSchG darf mit Zustimmung eine vollständige und genaue Aufzeichnung erstellt und aufbewahrt werden (§ 11 Abs. 3 HinSchG).

§ 11 Abs. 4 HinSchG enthält bereits die erste Löschpflicht dieses Paragraphen, und sie wird häufig übersehen: Der hinweisgebenden Person ist Gelegenheit zu geben, das Protokoll zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und durch Unterschrift oder in elektronischer Form zu bestätigen. Eine Tonaufzeichnung, die zur Erstellung des Protokolls genutzt wurde, ist zu löschen, sobald das Protokoll fertiggestellt ist. Diese Löschung wartet nicht drei Jahre.

Die drei Jahre laufen ab Abschluss, nicht ab Eingang

§ 11 Abs. 5 Satz 1 HinSchG lautet: „Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht.“ Der maßgebliche Zeitpunkt ist damit das Ende des Verfahrens, nicht sein Anfang. Das ist der Punkt, an dem in der Praxis die meisten Aufbewahrungsregeln falsch gebaut sind: Wer die Frist an das Eingangsdatum hängt, hat sie an den einen Datenpunkt gehängt, der in der Akte am leichtesten zu finden ist, und an den falschen.

Wann ein Verfahren abgeschlossen ist, ergibt sich aus den Folgemaßnahmen. § 18 HinSchG nennt als eine davon ausdrücklich, das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen abzuschließen. Erst dieser Abschluss setzt die Uhr des § 11 Abs. 5 HinSchG in Gang. Solange ein Verfahren läuft, läuft die Löschfrist nicht, und ein gerechnetes Löschdatum wäre eine Behauptung.

In diesem Beispiel liegen zwischen richtiger und falscher Rechnung gut ein halbes Jahr. Die Richtung des Fehlers ist dabei unangenehmer, als sie klingt: Wer ab Eingang rechnet, löscht zu früh und nimmt sich den Nachweis, den er im Streitfall braucht. Welche Bestandteile das im Einzelnen sind, steht in Fallakte nach HinSchG: was Sie im Streitfall vorlegen müssen.

Umgekehrt gilt: Wird ein bereits abgeschlossenes Verfahren wieder aufgenommen, weil neue Angaben eintreffen, ist der Abschluss aufgehoben und mit ihm der Ausgangspunkt der Frist. Der Löschtag richtet sich dann nach dem neuen Abschluss. Deshalb gehört das Abschlussdatum in die Akte und nicht in den Kopf einer Person.

Löschen ist eine Pflicht, kein Angebot

Satz 1 ist im Indikativ formuliert: Die Dokumentation wird gelöscht. Das Gesetz stellt die Löschung nicht in das Belieben der Meldestelle und knüpft sie an keinen Antrag. Eine Meldestelle, die abgeschlossene Vorgänge einfach liegen lässt, erfüllt § 11 Abs. 5 HinSchG nicht, auch wenn niemand danach fragt.

Der typische Verlauf ist unspektakulär. Ein Vorgang wird abgeschlossen, der Ordner wandert in ein Archiv, das Archiv wird zwei Personalwechsel später niemandem mehr zugeordnet, und nach fünf Jahren liegen dort Meldungstexte mit Namen von Menschen, die längst nichts mehr mit dem Haus zu tun haben. Bemerkt wird das meist erst, wenn jemand aus einem anderen Anlass in das Archiv sieht.

Der Bußgeldkatalog des § 40 HinSchG erfasst die fehlende interne Meldestelle, die Behinderung einer Meldung, Repressalien und die Verletzung der Vertraulichkeit. Die Löschpflicht steht dort nicht, und das ist eine Feststellung, keine Entwarnung: Wer eine Dokumentation über Jahre über die Frist hinaus vorhält, bewegt sich mit jedem weiteren Tag näher an die Vertraulichkeitsfrage heran, die in diesem Katalog sehr wohl steht. Welche Fehler die Meldestelle sonst noch teuer zu stehen kommen, steht in Interne Meldestelle: Fehler und Bußgelder nach § 40 HinSchG.

Satz 2: länger aufbewahren nur mit Zweck und Begründung

§ 11 Abs. 5 Satz 2 HinSchG erlaubt eine längere Aufbewahrung, „um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist“. Das ist eine Ausnahme mit drei Merkmalen, und alle drei müssen gleichzeitig vorliegen:

• Ein Zweck aus einer Rechtsvorschrift. Die längere Aufbewahrung muss dazu dienen, eine Anforderung des HinSchG oder einer anderen Rechtsvorschrift zu erfüllen. Ein betriebliches Interesse allein trägt sie nicht.
• Erforderlichkeit. Genügt ein Auszug ohne Personenbezug, ist die vollständige Dokumentation nicht erforderlich.
• Verhältnismäßigkeit. Sie wird an der Dauer gemessen. Je länger die Aufbewahrung reicht, desto mehr muss der Zweck sie tragen.
• Und eine zeitliche Bedingung: Das Gesetz sagt „solange“. Die Voraussetzungen müssen fortbestehen, nicht einmal zu Beginn vorgelegen haben.

Aus dem Wort „solange“ folgt die Konsequenz, die im Alltag am häufigsten fehlt: Eine Verlängerung ist kein Zustand, den man einmal einträgt und danach vergisst. Sie ist eine Entscheidung, die mit ihrem Grund steht und fällt. Entfällt der Grund, endet die Verlängerung, und die Löschpflicht steht wieder da, wo sie vorher stand.

Was eine Meldestelle dafür praktisch braucht

Die Pflicht ist überschaubar, ihr Zeithorizont nicht: Zwischen Abschluss und Löschung liegen drei Jahre, in denen der Vorgang keine Aufmerksamkeit erzeugt. Was in dieser Zeit nicht von selbst wieder auftaucht, taucht gar nicht wieder auf. Drei Dinge machen den Unterschied:

• Ein Abschlussdatum je Vorgang, als Feld und nicht als Notiz. Es ist der Ausgangspunkt der Frist. Ohne es lässt sich das Löschdatum nicht rechnen, sondern nur schätzen.
• Eine Wiedervorlage vor dem Löschtag. Sinnvoll ist ein Vorlauf von einigen Monaten, damit noch Zeit bleibt zu prüfen, ob eine Anforderung nach Satz 2 die Aufbewahrung trägt. Eine Erinnerung am Löschtag selbst kommt für diese Prüfung zu spät.
• Eine Notiz, warum ein Vorgang länger bleibt. Sie nennt die Anforderung, auf die sich die Aufbewahrung stützt, den Tag, bis zu dem sie reicht, und den Zeitpunkt der nächsten Prüfung. Diese Notiz ist der einzige Nachweis dafür, dass die Ausnahme des Satzes 2 überhaupt geprüft wurde.

Bleibt die Frage, was nach der Löschung übrig bleiben darf. Wird restlos alles entfernt, lässt sich später nicht mehr unterscheiden, ob fristgerecht gelöscht oder nie dokumentiert wurde. Ein tragfähiger Weg ist ein Rumpf, der etwas über das Verfahren sagt und nichts über die Menschen darin:

Die linke Spalte enthält keinen Namen und keinen Sachverhalt. Sie beantwortet allein die Frage, ob das Verfahren geführt und die Dokumentation fristgerecht gelöscht wurde. Die Aufteilung ist eine Entscheidung der Meldestelle und steht so nicht im Gesetzestext; sie folgt aber aus dem Zusammenspiel von § 11 Abs. 1 HinSchG, der einen Nachweis verlangt, und § 11 Abs. 5 HinSchG, der die Inhalte entfernt.

Wie HinweisPilot damit umgeht

HinweisPilot hält je Vorgang ein Abschlussdatum fest, und der Abschluss ist keine Abkürzung: Ein Fall lässt sich erst schließen, wenn Eingangsbestätigung und Rückmeldung dokumentiert sind. Damit steht der Ausgangspunkt der Drei-Jahres-Frist fest, statt aus dem Eingangsdatum abgeleitet zu werden. Wird ein Fall wieder geöffnet, entfällt das Abschlussdatum und mit ihm der Fristbeginn.

Das Regelwerk rechnet daraus den Löschtag drei Jahre nach dem Abschluss und kennt eine Vorwarnstufe, die anschlägt, bevor dieser Tag erreicht ist. Eine längere Aufbewahrung nach § 11 Abs. 5 Satz 2 HinSchG verlangt eine Begründung im Klartext und ein Datum, das nach dem regulären Löschtag liegt; ohne Begründung zählt der Eintrag nicht als Verlängerung. Welche Anforderung die Aufbewahrung trägt, fragt die Software ab, statt sie zu berechnen: Das weiß allein die Meldestelle.

Die Fallakte lässt sich als Nachweis ausgeben, mit Eingangs- und Abschlussdatum, den Fristen des § 17 HinSchG, dem Ergebnis des Verfahrens und dem Bearbeitungsprotokoll. An die Akte kommt nur die Meldestelle selbst, und die Erinnerungen des Fristenwächters tragen den Meldungstext nicht nach außen. HinweisPilot ist in allen Funktionen kostenlos; alle Funktionen sind enthalten.

Und die Grenze, die für jeden Text dieser Art gilt: Die Software dokumentiert Pflichten und Fristen, sie ersetzt keine Rechtsberatung. Ob eine längere Aufbewahrung im Einzelfall erforderlich und verhältnismäßig ist, entscheidet der Beschäftigungsgeber, gegebenenfalls mit fachkundiger Beratung.

Häufige Fragen

Ab wann laufen die drei Jahre nach § 11 Abs. 5 HinSchG?

Ab dem Abschluss des Verfahrens, nicht ab dem Eingang der Meldung. Solange das Verfahren läuft, läuft die Frist nicht. Wird ein abgeschlossenes Verfahren wieder aufgenommen, richtet sich der Löschtag nach dem neuen Abschluss.

Darf die Meldestelle die Dokumentation länger aufbewahren?

Nur unter den Voraussetzungen des § 11 Abs. 5 Satz 2 HinSchG: um die Anforderungen nach dem HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, und nur solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist. Das ist eine Ausnahme mit Zweckbindung und Begründung, kein Wahlrecht. Entfällt der Grund, gilt wieder die Löschpflicht.

Was passiert mit einer Tonaufzeichnung einer telefonischen Meldung?

Eine Tonaufzeichnung oder ein Wortprotokoll sind nach § 11 Abs. 2 HinSchG nur mit Einwilligung der hinweisgebenden Person zulässig; ohne Einwilligung ist ein Inhaltsprotokoll zu erstellen. Wurde eine Tonaufzeichnung zur Erstellung des Protokolls genutzt, ist sie nach § 11 Abs. 4 HinSchG zu löschen, sobald das Protokoll fertiggestellt ist. Diese Löschung wartet nicht die drei Jahre ab.

Darf nach der Löschung noch etwas übrig bleiben?

§ 11 Abs. 5 HinSchG verlangt die Löschung der Dokumentation. In der Praxis behalten Meldestellen einen Rumpf ohne Personenbezug, etwa Vorgangscode, Eingangs- und Abschlussdatum, Ergebnis und den Tag der Löschung, weil sich sonst nicht mehr belegen lässt, dass überhaupt und fristgerecht gelöscht wurde. Diese Aufteilung ist eine Entscheidung der Meldestelle und steht nicht im Gesetzestext.

Wer erinnert die Meldestelle an einen Löschtag, der drei Jahre entfernt ist?

Niemand, wenn es keine Wiedervorlage gibt. Deshalb gehört das Abschlussdatum als Feld in die Akte und der Löschtag in eine Erinnerung mit Vorlauf. Ein Vorlauf von einigen Monaten lässt Zeit für die Prüfung, ob eine Anforderung nach § 11 Abs. 5 Satz 2 HinSchG die Aufbewahrung trägt.

Das Wichtigste in Kürze

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Die Ausgestaltung der internen Meldestelle im Einzelfall bleibt Aufgabe des Beschäftigungsgebers – wenden Sie sich dafür an fachkundige Beratung.