Meldestelle auslagern oder gemeinsam betreiben: § 14 HinSchG

Die interne Meldestelle muss eingerichtet werden, sie muss aber nicht im eigenen Haus besetzt sein. § 14 Abs. 1 HinSchG lässt ausdrücklich zu, dass ein Dritter mit ihren Aufgaben betraut wird, und § 14 Abs. 2 erlaubt mehreren privaten Beschäftigungsgebern mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten eine gemeinsame Stelle. Beides wird in der Praxis genutzt, und beides wird regelmäßig zu weit gelesen: Was ausgelagert wird, ist die Arbeit, nicht die Verantwortung. Dieser Beitrag zieht die Grenze für zwei Leserkreise: für den Betrieb, der eine Ombudsperson oder eine Kanzlei beauftragen will, und für die Kanzlei oder Ombudsperson, die Meldestellen für mehrere Auftraggeber betreibt.

Drei Trägerschaften, die § 14 Abs. 1 HinSchG zulässt

§ 14 Abs. 1 HinSchG nennt drei Möglichkeiten, die interne Meldestelle wahrzunehmen: eine beschäftigte Person, eine Arbeitseinheit oder ein Dritter. Das Gesetz stellt sie nebeneinander und bevorzugt keine davon. Die Wahl ist damit eine Organisationsentscheidung und keine Rechtsfrage, vorausgesetzt, die gewählte Form hält, was die übrigen Vorschriften verlangen.

Für kleinere Beschäftigungsgeber ist die dritte Zeile oft die einzige, die trägt. Die Meldestelle braucht Abstand zur Geschäftsführung, und in einem Betrieb mit sechzig Beschäftigten gibt es diesen Abstand intern selten. Wer erwägt, statt dessen auf die externe Meldestelle zu verweisen, findet die Abgrenzung in Interne oder externe Meldestelle: Ein Dritter nach § 14 Abs. 1 HinSchG ist und bleibt die interne Meldestelle des Beschäftigungsgebers, auch wenn er außerhalb des Hauses sitzt.

Was auch nach der Auslagerung beim Beschäftigungs­geber bleibt

Die Aufgaben der internen Meldestelle beschreibt § 13 Abs. 1 HinSchG knapp: Meldekanäle betreiben, das Verfahren durchführen, Folgemaßnahmen ergreifen. Ein Dritter kann alle drei übernehmen. Vier Dinge bleiben trotzdem beim Beschäftigungsgeber:

• Die Einrichtungspflicht selbst. Sie folgt aus § 12 HinSchG und trifft Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten; für die Größenklasse von 50 bis 249 Beschäftigten gilt sie seit dem 17.12.2023. Erfüllt ist sie durch einen Kanal, der funktioniert, nicht durch einen Vertrag über einen Kanal. Die Schwelle im Einzelnen steht in Interne Meldestelle: ab 50 Beschäftigten Pflicht.
• Die Abhilfe. § 18 HinSchG zählt die Folgemaßnahmen abschließend auf: interne Untersuchungen durchführen und betroffene Personen kontaktieren, die hinweisgebende Person an andere zuständige Stellen verweisen, das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen abschließen, das Verfahren zwecks weiterer Untersuchungen an eine interne Arbeitseinheit oder an eine zuständige Behörde abgeben. Untersuchen und empfehlen kann ein Dritter. Einen Missstand abstellen kann nur, wer im Betrieb entscheidet.
• Das Repressalienverbot. § 36 HinSchG bindet den Betrieb, in dem die meldende Person arbeitet, nicht die Stelle, die die Meldung entgegennimmt. Was nach einer Meldung im Betrieb geschieht, verantwortet der Betrieb.
• Die Bußgeldfolgen. § 40 HinSchG stellt das Fehlen einer internen Meldestelle mit bis zu 20.000 € unter Bußgeld, die Behinderung einer Meldung, Repressalien und die Verletzung der Vertraulichkeit mit bis zu 50.000 €. Das sind Höchstbeträge und keine Regelbußen; welche Fehler dorthin führen, steht in Interne Meldestelle: Fehler und Bußgelder nach § 40 HinSchG.

Praktisch heißt das: Der Dritte ist die Stelle, an der die Meldung ankommt, geprüft und dokumentiert wird. Sobald daraus eine Entscheidung folgt – eine Kündigung, eine Prozessänderung, eine Anzeige –, ist wieder der Beschäftigungsgeber am Zug. Wer die Beauftragung so aufsetzt, dass diese Übergabe erst im Ernstfall erfunden wird, hat die Auslagerung nur halb zu Ende gedacht.

Die gemeinsame Stelle nach § 14 Abs. 2 HinSchG und ihre Grenze

§ 14 Abs. 2 HinSchG erlaubt mehreren privaten Beschäftigungsgebern, eine gemeinsame Stelle einzurichten und zu betreiben. Die Vorschrift ist an eine Größe gebunden: Sie gilt für private Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten. Oberhalb dieser Spanne steht dieser Weg nicht offen.

Das Merkmal beschreibt im Wortlaut den einzelnen Beschäftigungsgeber und nicht die Summe der Beteiligten. Drei Unternehmen mit je 120 Beschäftigten bleiben also jedes für sich in der Spanne. Wo die Beschäftigtenzahl eines Beteiligten schwankt oder nahe an 249 liegt, gehört die Konstellation vor der Einrichtung geklärt und nicht, wenn die erste Meldung eingeht.

Diese Trennung hat eine Folge, die im Alltag der gemeinsamen Stelle die wichtigste ist: Die Fristen des § 17 HinSchG laufen je Meldung. Die Eingangsbestätigung ist binnen sieben Tagen fällig (§ 17 Abs. 1), die Rückmeldung binnen drei Monaten (§ 17 Abs. 2). Beides ausführlich in HinSchG-Fristen: 7 Tage Bestätigung, 3 Monate Rückmeldung. Eine gemeinsame Stelle, die ihre Vorgänge in einem Topf führt, hat am Ende einen Fristenstand für alle Beteiligten – und keinen, den ein einzelner Beschäftigungsgeber im Prüfungsfall für sich vorlegen kann.

Die zweite Folge betrifft die Rückmeldung selbst. Sie teilt der meldenden Person die ergriffenen und geplanten Folgemaßnahmen mit. Diese Maßnahmen entscheidet der einzelne Beschäftigungsgeber. Eine Rückmeldung, die im Namen der gemeinsamen Stelle allgemein bleibt, weil die Antwort des betroffenen Unternehmens noch aussteht, wahrt die Frist nur formal.

Was der Dritte oder die gemeinsame Stelle können muss

§ 13 Abs. 1 HinSchG beschreibt die Aufgaben in einem Satz. Was daraus im Betrieb wird, steht in den übrigen Vorschriften. Diese Liste ist der Prüfstein für jedes Angebot, das ein Dritter macht:

• Zwei Wege, nicht einer. Nach § 16 Abs. 3 HinSchG müssen Meldungen mündlich und schriftlich möglich sein, mündlich per Telefon oder anderer Art der Sprachübermittlung. Auf Wunsch der hinweisgebenden Person ist zudem eine persönliche Zusammenkunft zu ermöglichen. Ein rein schriftliches Webformular erfüllt Absatz 3 allein nicht.
• Anonyme Meldungen sind eine Soll-Vorgabe. § 16 Abs. 1 HinSchG formuliert dazu ein Soll, keine unbedingte Pflicht. Wer den anonymen Weg anbietet, braucht einen Rückkanal, sonst ist die Rückmeldung nach § 17 Abs. 2 HinSchG schlicht nicht zustellbar.
• Beschränkter Zugriff. § 16 Abs. 2 HinSchG verlangt die Beschränkung des Zugriffs auf die zuständigen Personen. Bei einem Dritten ist das die Stelle, an der die Trennung der Auftraggeber technisch anfängt.
• Dokumentation. § 11 Abs. 1 HinSchG verlangt, alle eingehenden Meldungen in dauerhaft abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots (§ 8) zu dokumentieren.
• Mündliche Meldungen brauchen eine bestimmte Form. Nach § 11 Abs. 2 HinSchG sind Tonaufzeichnung oder Wortprotokoll nur mit Einwilligung der hinweisgebenden Person zulässig; ohne Einwilligung ist ein Inhaltsprotokoll zu erstellen, also eine Zusammenfassung des Inhalts durch die für die Bearbeitung verantwortliche Person. Bei einer Zusammenkunft nach § 16 Abs. 3 darf mit Zustimmung eine vollständige und genaue Aufzeichnung erstellt und aufbewahrt werden (§ 11 Abs. 3).
• Das Protokoll gehört der meldenden Person vorgelegt. § 11 Abs. 4 HinSchG gibt ihr Gelegenheit, das Protokoll zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und durch Unterschrift oder in elektronischer Form zu bestätigen. Eine zur Protokollerstellung genutzte Tonaufzeichnung ist zu löschen, sobald das Protokoll fertiggestellt ist.
• Informationen über externe Meldeverfahren. § 13 Abs. 2 HinSchG verlangt, klare und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren bereitzuhalten. Das ist eine Bereithaltungspflicht der internen Stelle, keine Weiterleitungspflicht.
• Löschung nach drei Jahren. § 11 Abs. 5 Satz 1 HinSchG: Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Satz 2 erlaubt eine längere Aufbewahrung, um die Anforderungen des Gesetzes oder anderer Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist. Das ist eine Ausnahme mit Begründungspflicht und kein Wahlrecht.

Zu den externen Stellen bleiben zwei Sätze zu sagen, mehr trägt eine allgemeine Darstellung nicht: Der Bund errichtet nach § 19 Abs. 1 HinSchG beim Bundesamt für Justiz eine Stelle für externe Meldungen, und nach § 19 Abs. 4 ist sie zuständig, soweit nicht eine externe Meldestelle nach den §§ 20 bis 23 HinSchG zuständig ist. § 20 HinSchG erlaubt jedem Land eine eigene externe Meldestelle für Meldungen, die die Landes- und Kommunalverwaltung betreffen. Welche Stelle im Einzelfall zuständig ist, hängt am Sachverhalt und ist keine Auskunft, die sich pauschal geben lässt.

Für Kanzleien und Ombudspersonen: die Trennung je Auftraggeber

Wer Meldestellen für mehrere Auftraggeber betreibt, hat ein Problem, das der einzelne Betrieb nicht kennt: Alles, was zusammengelegt wird, läuft irgendwann falsch zusammen. Ein gemeinsames Postfach, eine gemeinsame Fristenliste, eine gemeinsame Ablage: jede dieser Zusammenlegungen spart Aufwand und erzeugt genau einen Fehler, der teuer ist.

Die Vertraulichkeit ist dabei der Punkt, an dem eine geteilte Ablage am schnellsten bricht. § 8 HinSchG zieht den Kreis derer, die die Identität erfahren dürfen, eng; wer die Grenze im Einzelnen nachlesen will, findet sie in Vertraulichkeit nach § 8 HinSchG. Für eine Kanzlei bedeutet sie, dass Kolleginnen und Kollegen, die ein anderes Mandat führen, in dieser Akte nichts zu suchen haben – auch nicht zur Vertretung, solange sie nicht für diesen Vorgang zuständig sind.

Fünf Fragen, die vor der Unterschrift beantwortet sein sollten, und zwar von beiden Seiten, denn jede einzelne davon ist im Ernstfall eine Frist:

• Über welchen mündlichen Weg nach § 16 Abs. 3 HinSchG ist die Stelle erreichbar, und wer nimmt eine gewünschte persönliche Zusammenkunft an?
• Wer bestätigt den Eingang innerhalb von sieben Tagen, wenn die betraute Person im Urlaub oder krank ist?
• Auf welchem Weg erreicht eine Empfehlung zur Abhilfe die Person, die im Betrieb entscheidet, und wie wird das dokumentiert?
• Wer verfasst die Rückmeldung nach spätestens drei Monaten, und in wessen Namen geht sie hinaus?
• Wer bewahrt die Dokumentation auf, und wer löscht sie drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens?

Was das für das Werkzeug heißt

Ein Werkzeug entscheidet keine dieser Fragen. Es kann aber verhindern, dass die Antworten im Alltag verrutschen: indem jeder Vorgang seine beiden Fristen sichtbar mitführt, indem ein Rückkanal auch ohne Namen funktioniert, und indem am Ende eine Akte steht, die man vorlegen kann. Wie eine solche Akte aussieht, steht in Fallakte nach HinSchG: was Sie im Streitfall vorlegen müssen.

HinweisPilot deckt davon den schriftlichen Teil ab. Ein Konto führt einen Meldekanal mit eigener Melde-Adresse, die ohne Anmeldung erreichbar ist, dazu einen Aushang mit QR-Code für das schwarze Brett. Meldende Personen bekommen einen Zugangscode und darüber ein Postfach, über das sie ohne Preisgabe ihrer Identität antworten und Belege nachreichen können. Jeder Vorgang trägt beide Fristen nach § 17 HinSchG als Ampel; die Eingangsbestätigung geht per Klick heraus und wird mit Zeitstempel vermerkt. Interne Notizen, Maßnahmen und ein Bearbeitungsprotokoll liegen am Fall, die Fallakte lässt sich als Datei ausgeben, und abschließen lässt sich ein Fall erst, wenn Eingangsbestätigung und Rückmeldung dokumentiert sind. Der Fristenwächter mailt an die Meldestelle, ohne den Meldungstext mitzuschicken. Die Marke kostet nichts, alle Funktionen sind enthalten.

Zwei Dinge dazu, weil sie hier zur Sache gehören. Der mündliche Weg nach § 16 Abs. 3 HinSchG findet ausserhalb der Software statt, am Telefon oder in einer Zusammenkunft; HinweisPilot nimmt danach das Protokoll nach § 11 Abs. 2 bis 4 HinSchG auf und legt es der hinweisgebenden Person zur Bestätigung vor. Und ein Konto führt so viele Meldestellen, wie Sie anlegen: je Auftraggeber eine eigene, mit eigenem Meldekanal, eigenem Aushang und eigenen Akten. Eine Sicht, die Vorgänge verschiedener Auftraggeber vermischt, gibt es dabei nicht, denn nach § 8 HinSchG wäre sie die falsche Richtung.

Dieser Beitrag dokumentiert Pflichten und Fristen. Er ersetzt keine Rechtsberatung; wie die interne Meldestelle im Einzelfall auszugestalten und wie eine Beauftragung zu vereinbaren ist, bleibt Aufgabe des Beschäftigungsgebers und seiner fachkundigen Beratung.

Häufige Fragen

Darf die interne Meldestelle an einen externen Dienstleister vergeben werden?

Ja. § 14 Abs. 1 HinSchG lässt zu, dass die Aufgaben der internen Meldestelle von einer beschäftigten Person, einer Arbeitseinheit oder einem Dritten wahrgenommen werden. Der Dritte bleibt dabei die interne Meldestelle des Beschäftigungsgebers, auch wenn er außerhalb des Hauses sitzt. Derselbe Absatz stellt klar, dass die Betrauung den Beschäftigungsgeber nicht von seiner eigenen Verantwortung entbindet.

Was bleibt beim Arbeitgeber, wenn ein Dritter die Meldestelle führt?

Die Einrichtungspflicht nach § 12 HinSchG, die Entscheidung über Abhilfe im Rahmen der Folgemaßnahmen des § 18 HinSchG und das Repressalienverbot des § 36 HinSchG. Ein Dritter kann untersuchen, dokumentieren und empfehlen. Abstellen kann einen Missstand nur, wer im Betrieb entscheidet. Auch der Bußgeldrahmen des § 40 HinSchG mit bis zu 20.000 € bei fehlender Meldestelle und bis zu 50.000 € bei Behinderung, Repressalien und Vertraulichkeitsverletzung richtet sich nicht an den Dienstleister.

Ab welcher Größe dürfen mehrere Unternehmen eine gemeinsame Meldestelle betreiben?

§ 14 Abs. 2 HinSchG erlaubt die gemeinsame Stelle privaten Beschäftigungsgebern mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten. Oberhalb von 249 Beschäftigten steht dieser Weg nicht offen. Das Merkmal beschreibt im Wortlaut den einzelnen Beschäftigungsgeber und nicht die Summe der Beteiligten.

Erfüllt die gemeinsame Stelle auch die Rückmeldung an die meldende Person?

Nein. § 14 Abs. 2 HinSchG lässt die Pflicht zu Abhilfemaßnahmen und die Pflicht zur Rückmeldung ausdrücklich bei jedem einzelnen Beschäftigungsgeber. Gemeinsam betrieben werden der Kanal und das Verfahren; die Rückmeldung binnen drei Monaten nach § 17 Abs. 2 HinSchG bleibt Sache des jeweiligen Unternehmens.

Genügt ein Webformular, wenn ein Dritter die Meldestelle betreibt?

Allein nicht. § 16 Abs. 3 HinSchG verlangt, dass Meldungen mündlich und schriftlich möglich sind, mündlich per Telefon oder anderer Art der Sprachübermittlung; auf Wunsch der hinweisgebenden Person ist eine persönliche Zusammenkunft zu ermöglichen. Anonyme Meldungen sind nach § 16 Abs. 1 HinSchG eine Soll-Vorgabe, keine unbedingte Pflicht.

Wie lange muss eine beauftragte Stelle die Unterlagen aufbewahren?

§ 11 Abs. 5 Satz 1 HinSchG bestimmt, dass die Dokumentation drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht wird. Satz 2 erlaubt eine längere Aufbewahrung, um Anforderungen des Gesetzes oder anderer Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist. Das ist eine begründungsbedürftige Ausnahme und kein Wahlrecht. Die Frist rechnet ab dem Abschluss des jeweiligen Verfahrens, nicht ab dem Ende der Beauftragung.

Das Wichtigste in Kürze

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Die Ausgestaltung der internen Meldestelle im Einzelfall bleibt Aufgabe des Beschäftigungsgebers – wenden Sie sich dafür an fachkundige Beratung.