Hinweisgebersystem für 50 Mitarbeiter: was es können muss

Ein Betrieb mit 50 Beschäftigten trifft dieselbe Pflicht wie einen Konzern, nur ohne Rechtsabteilung. § 12 Abs. 2 HinSchG zieht die Grenze bei in der Regel 50 Beschäftigten, für private Beschäftigungsgeber mit 50 bis 249 Beschäftigten seit dem 17. Dezember 2023 (§ 42 Abs. 1 HinSchG). Verlangt wird eine interne Meldestelle, kein Produkt. Dieser Beitrag sortiert, welche Funktionen aus den Paragraphen folgen und welche verkauft werden, obwohl sie nirgends stehen.

Was das Gesetz bei 50 Beschäftigten verlangt

§ 12 Abs. 1 Satz 1 HinSchG verlangt von Beschäftigungsgebern, dass mindestens eine Stelle für interne Meldungen eingerichtet ist und betrieben wird. Nach § 12 Abs. 2 HinSchG gilt das ab in der Regel 50 Beschäftigten.

Beide Verben zählen. „Eingerichtet“ ist einmalig, „betrieben“ dauerhaft. Ein Formular, dessen Postfach seit zwei Jahren niemand öffnet, erfüllt nur die erste Hälfte.

Wer bei den 50 mitzählt

Wer knapp an der Schwelle liegt, braucht eine saubere Zahl. § 3 Abs. 8 HinSchG zählt auf, wer Beschäftigter ist:

• Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer
• die zu ihrer Berufsbildung Beschäftigten, also Auszubildende
• Beamtinnen und Beamte, Richterinnen und Richter außer ehrenamtlichen
• Soldatinnen und Soldaten
• arbeitnehmerähnliche Personen, auch in Heimarbeit Beschäftigte
• Menschen mit Behinderung in einer Werkstatt nach § 60 SGB IX

Leiharbeitnehmer stehen nicht in dieser Liste. Sie tauchen an anderer Stelle auf: § 16 Abs. 1 Satz 1 HinSchG verlangt Meldekanäle, über die sich Beschäftigte und dem Beschäftigungsgeber überlassene Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer an die Meldestelle wenden können. Für die Zählung ist damit nichts gesagt, für den Zugang alles. Ob sie die Schwelle mitfüllen, beantwortet der Wortlaut nicht.

Auch „in der Regel“ meint keine Momentaufnahme, sondern die normale Beschäftigtenzahl. Eine Zählweise nennt das Gesetz nicht, halten Sie deshalb Stichtag und Zahl fest. Zur Pflicht insgesamt: Interne Meldestelle: ab 50 Beschäftigten Pflicht.

Unabhängig von der Beschäftigtenzahl gilt die Pflicht nach § 12 Abs. 3 HinSchG unter anderem für Wertpapierdienstleistungsunternehmen, Börsenträger, Institute nach dem Kreditwesengesetz und Versicherungsunternehmen.

Die Fristen, die ein System tragen muss

Zwei gesetzliche Fristen und eine Löschfrist entscheiden, ob eine Meldestelle im Streitfall belegbar sauber gearbeitet hat:

Die Rückmeldung umfasst geplante und ergriffene Folgemaßnahmen samt Gründen, aber nur so weit, wie interne Nachforschungen und die Rechte der betroffenen Personen nicht beeinträchtigt werden (§ 17 Abs. 2 HinSchG). Beide Fristen im Detail: HinSchG-Fristen: 7 Tage Bestätigung, 3 Monate Rückmeldung.

Pflicht, Soll und Kür: die Auswahlliste

Der Kern der Kaufentscheidung: links das Versprechen, rechts die Norm dahinter.

Zwei Zeilen werden im Vertrieb verdreht. Erstens die Anonymität: § 16 Abs. 1 Satz 4 HinSchG sagt, die Meldestelle sollte anonym eingehende Meldungen bearbeiten, Satz 5 stellt klar, dass keine Verpflichtung besteht, die Kanäle dafür auszulegen. Wer Anonymität anbietet, braucht einen Rückkanal (anonyme Meldung bearbeiten).

Zweitens: Keine Software allein erfüllt § 16 Abs. 3 HinSchG. Satz 3 verlangt auf Ersuchen eine persönliche Zusammenkunft, und diese Pflicht hängt an keinem Kanal.

Bleibt die Personalfrage: § 15 HinSchG verlangt unabhängige Tätigkeit, keine Interessenkonflikte und Fachkunde. In einem 50-Personen-Betrieb ist das die Engstelle, weil die naheliegende Person oft selbst Gegenstand einer Meldung sein kann. § 14 Abs. 1 HinSchG erlaubt deshalb, einen Dritten zu betrauen, § 14 Abs. 2 HinSchG mehreren privaten Beschäftigungsgebern mit 50 bis 249 Beschäftigten eine gemeinsame Stelle. Abhilfe und Rückmeldung bleiben beim einzelnen.

Praxisbeispiel: 54 Beschäftigte, Meldung am Freitagabend

Ein Zulieferbetrieb zählt 48 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer plus 6 Auszubildende, zusammen 54 Beschäftigte nach § 3 Abs. 8 HinSchG. Die Meldestelle ist mit der kaufmännischen Leiterin besetzt. Freitag um 21:40 Uhr geht über den Meldelink eine anonyme Meldung zur Arbeitssicherheit ein. Die Sieben-Tage-Frist läuft ab diesem Moment, egal wer im Urlaub ist.

So arbeitet HinweisPilot: eigener Meldelink, Meldung ohne Konto, Zugangscode für das geschützte Postfach, Ampel über beide Fristen und ein Fristenwächter per E-Mail. Für die Bestätigung 3 Tage und 1 Tag vorher sowie bei Überschreitung, für die Rückmeldung 14 und 3 Tage vorher sowie bei Überschreitung, jede Stufe genau einmal. Keine dieser Mails enthält den Meldungstext (§ 8 HinSchG). Am Ende steht eine exportierbare Fallakte mit Bearbeitungsprotokoll. HinweisPilot ist derzeit kostenlos.

Zwei Grenzen gehören dazu. Die Drei-Monats-Anzeige rechnet ab Eingang, § 17 Abs. 2 HinSchG ab der Bestätigung: Die Anzeige liegt bis zu sieben Tage früher, nie später. Telefonkanal und persönliche Zusammenkunft nach § 16 Abs. 3 HinSchG bleiben Aufgabe des Betriebs.

Häufige Fragen

Ab wie vielen Mitarbeitern braucht man ein Hinweisgebersystem?

Die Pflicht greift ab in der Regel 50 Beschäftigten (§ 12 Abs. 2 HinSchG). Verlangt wird eine interne Meldestelle, keine bestimmte Software: § 12 Abs. 1 Satz 1 HinSchG fordert, dass eine Stelle für interne Meldungen eingerichtet ist und betrieben wird. Für private Beschäftigungsgeber mit 50 bis 249 Beschäftigten gilt das seit dem 17. Dezember 2023.

Zählen Leiharbeitnehmer zu den 50 Beschäftigten?

Der Wortlaut des § 3 Abs. 8 HinSchG nennt Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer nicht in der Aufzählung der Beschäftigten. Für den Zugang zum Meldekanal ist die Lage eindeutig: Nach § 16 Abs. 1 Satz 1 HinSchG müssen sich auch überlassene Leiharbeitskräfte an die interne Meldestelle wenden können. Im Grenzfall gehört die Zählung fachkundig geklärt.

Muss ein Hinweisgebersystem anonyme Meldungen ermöglichen?

Nein. § 16 Abs. 1 Satz 5 HinSchG stellt ausdrücklich klar, dass keine Verpflichtung besteht, die Meldekanäle für die Abgabe anonymer Meldungen auszulegen. Satz 4 sagt aber, dass die interne Meldestelle anonym eingehende Meldungen bearbeiten sollte. Wer Anonymität anbietet, braucht einen Rückkanal für die Rückmeldung nach § 17 Abs. 2 HinSchG.

Dürfen sich mehrere kleine Unternehmen ein Hinweisgebersystem teilen?

Ja. Nach § 14 Abs. 2 HinSchG können mehrere private Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten eine gemeinsame Stelle für die Entgegennahme von Meldungen einrichten und betreiben. Die Pflicht, den Verstoß abzustellen, und die Rückmeldung an die hinweisgebende Person bleiben beim einzelnen Beschäftigungsgeber.

Das Wichtigste in Kürze

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Die Ausgestaltung der internen Meldestelle im Einzelfall bleibt Aufgabe des Beschäftigungsgebers – wenden Sie sich dafür an fachkundige Beratung.