Vertraulichkeit nach § 8 HinSchG: wer die Identität des Hinweisgebers kennen darf

Eine Meldung geht ein, die Geschäftsführung will wissen, wer sie erstattet hat, und die Personalabteilung hätte gern den Namen für die Akte. Beides ist nach § 8 HinSchG unzulässig. Die Identität der hinweisgebenden Person, der gemeldeten Person und aller sonst genannten Personen darf ausschließlich denjenigen bekannt werden, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für Folgemaßnahmen zuständig sind. § 9 HinSchG regelt die wenigen Ausnahmen, § 40 HinSchG das Bußgeld bis 50.000 Euro. Dieser Beitrag zeigt, wer im Betrieb was wissen darf, wie eine Weitergabe rechtmäßig wird und wie die Meldestelle die Vertraulichkeit nachweist.

Was § 8 HinSchG schützt

§ 8 Abs. 1 Satz 1 HinSchG verpflichtet die Meldestellen, die Vertraulichkeit der Identität von drei Personengruppen zu wahren: der hinweisgebenden Person, sofern die Meldung in den Anwendungsbereich des Gesetzes fällt oder die Person das zum Zeitpunkt der Meldung hinreichend annehmen durfte; der Personen, die Gegenstand der Meldung sind; und der sonstigen in der Meldung genannten Personen. Der Schutz gilt also nicht nur dem Hinweisgeber, sondern auch dem Beschuldigten und den Zeugen.

Satz 2 zieht den Kreis eng: Die Identität darf ausschließlich den Personen bekannt werden, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind, sowie den sie dabei unterstützenden Personen. Wer in dieser Liste nicht steht, hat keinen Anspruch auf den Namen, unabhängig von seiner Stellung im Unternehmen.

Absatz 2 ergänzt, dass das Gebot unabhängig davon gilt, ob die Meldestelle für die Meldung zuständig ist. Eine Meldung, die inhaltlich nicht unter das HinSchG fällt, darf also nicht deshalb weitergereicht werden, weil sie „sowieso nicht zählt“. Welche Verstöße erfasst sind, erklärt der Beitrag zum Anwendungsbereich des HinSchG.

Wer im Betrieb was wissen darf

Die Tabelle zeigt die Regel, nicht den Einzelfall. Wer als Untersuchungsteam den Namen braucht, braucht ihn für die konkrete Maßnahme und nicht für die Akte. Und wer ihn bekommen hat, unterliegt selbst dem Gebot; die Vertraulichkeit endet nicht an der Tür der Meldestelle.

Die Ausnahmen des § 9 HinSchG

§ 9 HinSchG kennt vier Wege aus dem Vertraulichkeitsgebot, und keiner davon ist der Wunsch des Chefs. Absatz 1 nimmt den Hinweisgeber vom Schutz aus, der vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen meldet. Eine bloß unbegründete Meldung reicht dafür nicht; der Unterschied ist im Beitrag zur Falschmeldung nach HinSchG erklärt.

• Absatz 2: Weitergabe an die zuständige Stelle in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörde, aufgrund einer Anordnung in einem nachfolgenden Verwaltungs- oder Bußgeldverfahren oder aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung. Die Meldestelle informiert den Hinweisgeber vorab und legt die Gründe schriftlich oder elektronisch dar, außer die Behörde hat mitgeteilt, dass die Information Ermittlungen gefährdet.
• Absatz 3: Weitergabe, wenn sie für Folgemaßnahmen erforderlich ist und der Hinweisgeber zuvor eingewilligt hat. Die Einwilligung muss für jede einzelne Weitergabe gesondert und in Textform vorliegen.
• Absatz 4: Für die Identität der gemeldeten und der sonst genannten Personen gilt ein weiterer Rahmen, etwa bei internen Untersuchungen beim Beschäftigungsgeber, soweit erforderlich, oder bei Einwilligung.

Absatz 3 ist der Weg, der im Betrieb am meisten trägt. Wer eine Folgemaßnahme braucht, die ohne den Namen nicht geht, fragt den Hinweisgeber und dokumentiert die Antwort. Eine pauschale Einwilligung „für alle Zwecke“ im Meldeformular erfüllt die Anforderung nicht; das Gesetz verlangt sie gesondert je Weitergabe.

Bußgeld, Nachweis und Praxisbeispiel

Wer vorsätzlich oder leichtfertig entgegen § 8 Abs. 1 Satz 1 HinSchG die Vertraulichkeit nicht wahrt, handelt nach § 40 Abs. 3 HinSchG ordnungswidrig; nach Absatz 4 gilt das auch bei Fahrlässigkeit. Der Rahmen nach Absatz 6 reicht bei Vorsatz und Leichtfertigkeit bis 50.000 Euro, bei Fahrlässigkeit bis 10.000 Euro. Über § 30 Abs. 2 Satz 3 OWiG kann sich der Rahmen gegen das Unternehmen verzehnfachen. Das sind Obergrenzen, keine zu erwartenden Beträge.

Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter meldet über die interne Meldestelle, dass ein Vorgesetzter Spesenbelege fälscht. Die Meldestelle prüft, hält den Verdacht für begründet und schlägt der Geschäftsführung eine Anhörung des Vorgesetzten vor. Die Geschäftsführung verlangt den Namen des Melders, „um die Glaubwürdigkeit einzuschätzen“. Das ist kein Fall des § 8 Abs. 1 Satz 2: Für die Anhörung ist der Sachverhalt nötig, nicht die Identität. Die Meldestelle gibt den Sachverhalt weiter, den Namen nicht, und vermerkt die Anfrage und ihre Ablehnung in der Fallakte.

Braucht die Geschäftsführung den Melder später als Zeugen im Kündigungsschutzprozess, ist das eine Folgemaßnahme, für die der Name erforderlich sein kann. Dann fragt die Meldestelle den Melder nach § 9 Abs. 3 HinSchG, gesondert und in Textform. Lehnt er ab, bleibt es beim Sachverhalt. HinweisPilot geht das Problem von der anderen Seite an: Der Meldekanal ist anonym, das Postfach pseudonym mit Zugangscode, sodass die Meldestelle in der Regel gar keinen Namen kennt, den sie weitergeben könnte. Die Erinnerungen an die Fristen enthalten weder Namen noch Meldungstext, und die Fallakte lässt sich als Export vorlegen. Wer eine Weitergabe nach § 9 vornimmt, vermerkt Empfänger, Grund und Rechtsgrundlage in der Akte selbst. Was am Ende in der Akte stehen muss, steht im Beitrag zur Fallakte im Streitfall.

Häufige Fragen

Darf die Geschäftsführung erfahren, wer eine Meldung erstattet hat?

Nur, wenn sie für die Entgegennahme von Meldungen oder für eine konkrete Folgemaßnahme zuständig ist (§ 8 Abs. 1 Satz 2 HinSchG). Die Stellung als Geschäftsführung allein begründet keinen Zugriff; sie erhält den Sachverhalt, nicht die Identität.

Wann darf die Meldestelle die Identität des Hinweisgebers weitergeben?

In den Fällen des § 9 Abs. 2 HinSchG an Strafverfolgungsbehörden, Behörden in Folgeverfahren oder Gerichte, mit vorheriger Information des Hinweisgebers, und nach § 9 Abs. 3 HinSchG, wenn die Weitergabe für Folgemaßnahmen erforderlich ist und der Hinweisgeber gesondert in Textform eingewilligt hat.

Gilt die Vertraulichkeit auch für die beschuldigte Person?

Ja. § 8 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 HinSchG schützt die Identität der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und Nr. 3 die der sonst genannten Personen. Für sie gelten die weiteren Ausnahmen des § 9 Abs. 4 HinSchG, etwa bei internen Untersuchungen, soweit erforderlich.

Welches Bußgeld droht bei einer Verletzung der Vertraulichkeit?

Bis zu 50.000 Euro bei vorsätzlicher oder leichtfertiger Verletzung und bis zu 10.000 Euro bei Fahrlässigkeit (§ 40 Abs. 3, 4 und 6 HinSchG). Gegen das Unternehmen kann sich der Rahmen über § 30 Abs. 2 Satz 3 OWiG verzehnfachen. Das sind Obergrenzen.

Das Wichtigste in Kürze

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Die Ausgestaltung der internen Meldestelle im Einzelfall bleibt Aufgabe des Beschäftigungsgebers – wenden Sie sich dafür an fachkundige Beratung.